De arbeidsvitaminen van de IND
Een scala aan projecten en concrete acties: van fruit op de werkplek tot trainingen om stress te voorkomen. Bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) ontwikkelden ze, samen met de medewerkers, het programma Gezond & Vitaal. Het doel van het programma was om de IND te laten groeien als gezonde en vitale organisatie met tevreden en gemotiveerde medewerkers. We spraken hierover met projectleiders Simone van Beek en Henrika Wörmann en programma-adviseur Martje Foppen.
Ruim 300 ideeën
‘Gezond & Vitaal is tot stand gekomen met de medewerkers’, vertelt Martje. Op een oproep kwamen meer dan 300 ideeën binnen over vakmanschap, leren en ontwikkelen, waardering, welzijn, werkplezier en werkdruk. Allemaal thema’s waaraan het programma de afgelopen 2,5 jaar gewerkt heeft. Martje:’ het idee groenten en fruit op de werkplek stond met stip op nummer een, dus dat hebben we ook zo snel mogelijk beschikbaar gemaakt. Inmiddels is het merendeel van de ideeën van de medewerkers uitgevoerd. Dat geeft een boost, vooral omdat zij zien dat er wordt geluisterd en dat er daadwerkelijk dingen in gang worden gezet. Ook als dingen niet lukten zijn we daar open over geweest. Duidelijke communicatie heeft daarbij ook gewerkt.’
Aandacht voor mentale vitaliteit
Mentale vitaliteit was een belangrijk onderdeel van het programma. Simone was projectleider “trainingen burn-out en stresspreventie”. Ze vertelt: ’Ik geef maatwerktrainingen rondom het thema stresshantering en stresspreventie. Als ervaringsdeskundige weet ik dat het gesprek hierover de werkdruk kan doen verminderen. Door middel van deze vaardigheidstrainingen bieden we nu concrete handvatten hoe je dat kunt doen, aan zowel leidinggevenden als medewerkers. Belangrijk dus om daar aandacht aan te geven om die vitale organisatie te kunnen blijven.’
Teamdialogen over werkdruk
Henrika ging als projectleider “INDialoog – van werkdruk naar werkplezier” met medewerkers in gesprek over werkdruk. In teamdialogen bespreken medewerkers uitdagingen van hun werk met elkaar en bedenken ze samen oplossingen. Henrika: ‘Van werkdruk naar werkplezier was ons doel. We hebben binnen het programma veel steun en ruimte gekregen voor onze eigen ideeën. Overigens gaat hoge werkdruk niet altijd over het te druk hebben, maar ook over bijvoorbeeld of je je werk na werktijd kunt loslaten en of het werk emotioneel of mentaal belastend is. Dit is per team en directie verschillend.’
Online activiteiten en coronamonitor
En toen kwam corona in het voorjaar van 2020. Het risico van een toename van spanningsklachten, sociaal isolement en vervreemding van de werkvloer bleek een serieus probleem. ‘Verschillende projecten gingen online verder, zoals de leerateliers Duurzame Inzetbaarheid, de pilot Ontwikkelcoaches op locatie, mindfulness en de trainingen stresshantering en voorkomen van burn-out. Ook organiseerden we een maand vol online activiteiten in de Maand van het Werkplezier. We kregen ruim 2000 aanmeldingen, dus de behoefte was groot’, vertelt Simone.
‘Vervolgens hebben we samen de Coronamonitor bedacht - een thermometer in de organisatie: vijf standaardvragen en een themavraag die meten hoe het met de medewerkers gaat. Deze worden elke drie weken verstuurd en de respons is goed. Daarvan maken we factsheets die worden gebruikt door het MT-IND en de OR en worden besproken in de teams.’
Er is in de teamdialogen ook veel aandacht besteed aan de impact van corona op bijvoorbeeld de samenwerking en sociale cohesie in het team. De samenwerking met de andere projecten verliep goed, vooral met haar collega Simone. Henrika: ’We hadden ook een gezamenlijk doel: het verminderen van werkdruk en werkstress. Het is belangrijk om de verbinding te houden hebben we gemerkt.’
Projecten over naar IND academie
Nu het programma Gezond en Vitaal is afgerond is Martje als projectleider aan de slag om het aanbod vanuit het programma een plek te geven binnen de faculteit Duurzame Inzetbaarheid in de nog op te richten IND Academie. ‘Het programma is nu gestopt, maar de meeste projecten gaan door. We zitten op een andere plek in de organisatie, maar we blijven groeien en elkaar versterken om te werken aan een gezonde organisatie met vitale medewerkers. Dat geeft ons veel energie!’