Verblijfkosten bij een dienstreis: geen kosten = niet declareren!

Weblogs

De CAO Rijk regelt in hoofdstuk 10 hoe het zit met dienstreizen. Een onderdeel dat toch regelmatig vragen oproept is de vergoeding voor verblijfkosten. Wij zetten nog even kort op een rijtje hoe dat ook alweer zit!

  • De kosten die via de verblijfkostenvergoeding vergoed worden, zijn kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven (vroeger heette dat in de cao de dagvergoeding en in het P-Direktportaal wordt-ie ook nog zo genoemd);
  • Gemaakte kosten: de vergoeding voor verblijfkosten is voor gemaakte kosten. Heb je geen kosten gemaakt? Dan declareer je geen verblijfkosten!
  • Je kunt alleen een verblijfkostenvergoeding declareren als je dienstreis minimaal vier uur duurt én als je bestemming meer dan één kilometer van je eigen werklocatie (of in een andere gemeente dan je werklocatie) af ligt;
  • Er zijn vaste bedragen vastgesteld, bijvoorbeeld € 20,32 voor een lunch. Geef je meer of minder uit? Dat maakt niet uit voor de vergoeding;
  • Voor logies, lunch, ontbijt en diner is het sinds kort zo dat de kosten daarvoor moeten zijn gemaakt in ‘een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’, bijvoorbeeld een restaurant of hotel. In de cao staat dat het moet gaan om een algemeen toegankelijke gelegenheid. In de cao staat ook dat ‘als de overheid zorgt voor maaltijden tijdens uw dienstreis’ er ook geen sprake van vergoeding van kosten is. Dat kan ook gaan om betaalde maaltijden, bijvoorbeeld in een bedrijfsrestaurant op een overheidslocatie. Als je daar je maaltijd kunt gebruiken krijg je de kosten dus niet vergoed. 
  • De werkgever kan een lagere vergoeding vaststellen als je vaak dienstreizen maakt en ‘als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven’. Als je vaak dienstreizen maakt kan de werkgever ook een vaste vergoeding per maand of kwartaal geven voor reis- en verblijfkosten.

Belangrijk: de zogenaamde ‘dagvergoeding’ zoals die in het P-Direktportaal wordt genoemd (en vroeger ook in de cao) is de vergoeding voor kleine uitgaven overdag of kleine uitgaven in de avond. Dit is ook onderdeel van de verblijfkostenvergoeding en ook hiervoor geldt dat sprake moet zijn van gemaakte kosten.

Let op: in de eerste versie van dit artikel was er nog sprake van dat de logies, lunch ontbijt en diner (genoemd onder punt 5) moesten zijn genuttigd in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is. Inmiddels is de CAO op dat punt gewijzigd in ‘de kosten moeten zijn gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’. 

Op Rijksportaal en in de CAO Rijk vind je nog meer informatie, die medewerkers ook moeten naslaan als ze declareren.  Ook voor het indienen van declaraties geldt dat integriteit voorop staat! Voor kleine uitgaven hoef je bijvoorbeeld geen betaalbewijs aan te leveren. Maar als je als leidinggevende twijfelt of je medewerker daadwerkelijk kosten maakt, mag je natuurlijk wel vragen om de betaalbewijzen.

Reactie toevoegen

U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.

* verplichte velden

Uw reactie mag maximaal 2000 karakters lang zijn.

Reacties

Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.