Verblijfkosten bij een dienstreis: geen kosten = niet declareren!

Weblogbericht | 18-10-2024 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

• De kosten die via de verblijfkostenvergoeding vergoed worden, zijn kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven (vroeger heette dat in de cao de dagvergoeding en in het P-Direktportaal wordt-ie ook nog zo genoemd);
• Gemaakte kosten: de vergoeding voor verblijfkosten is voor gemaakte kosten. Heb je geen kosten gemaakt? Dan declareer je geen verblijfkosten!
• Je kunt alleen een verblijfkostenvergoeding declareren als je dienstreis minimaal vier uur duurt én als je bestemming meer dan één kilometer van je eigen werklocatie (of in een andere gemeente dan je werklocatie) af ligt;
• Er zijn vaste bedragen vastgesteld, bijvoorbeeld € 20,32 voor een lunch. Geef je meer of minder uit? Dat maakt niet uit voor de vergoeding;
• Voor logies, lunch, ontbijt en diner is het sinds kort zo dat de kosten daarvoor moeten zijn gemaakt in ‘een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’, bijvoorbeeld een restaurant of hotel. In de cao staat dat het moet gaan om een algemeen toegankelijke gelegenheid. In de cao staat ook dat ‘als de overheid zorgt voor maaltijden tijdens uw dienstreis’ er ook geen sprake van vergoeding van kosten is. Dat kan ook gaan om betaalde maaltijden, bijvoorbeeld in een bedrijfsrestaurant op een overheidslocatie. Als je daar je maaltijd kunt gebruiken krijg je de kosten dus niet vergoed. 
• De werkgever kan een lagere vergoeding vaststellen als je vaak dienstreizen maakt en ‘als de aard van uw werkzaamheden of de reisomstandigheden daar aanleiding voor geven’. Als je vaak dienstreizen maakt kan de werkgever ook een vaste vergoeding per maand of kwartaal geven voor reis- en verblijfkosten.

Belangrijk: de zogenaamde ‘dagvergoeding’ zoals die in het P-Direktportaal wordt genoemd (en vroeger ook in de cao) is de vergoeding voor kleine uitgaven overdag of kleine uitgaven in de avond. Dit is ook onderdeel van de verblijfkostenvergoeding en ook hiervoor geldt dat sprake moet zijn van gemaakte kosten.

Let op: in de eerste versie van dit artikel was er nog sprake van dat de logies, lunch ontbijt en diner (genoemd onder punt 5) moesten zijn genuttigd in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is. Inmiddels is de CAO op dat punt gewijzigd in ‘de kosten moeten zijn gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’. 

Op Rijksportaal en in de CAO Rijk vind je nog meer informatie, die medewerkers ook moeten naslaan als ze declareren.  Ook voor het indienen van declaraties geldt dat integriteit voorop staat! 

Bij de verblijfkostenvergoeding hoeven medewerkers gebruikelijk alleen voor de kosten voor logies een betaalbewijs te overleggen. De beginselen van goed werknemerschap en de hoge mate van integriteit die van een ambtenaar wordt verwacht, zijn hierbij uitgangspunt. Toch kan het zo zijn dat je twijfelt of jouw medewerker daadwerkelijk kosten heeft gemaakt. Als je daar een goede aanleiding voor hebt, deel je jouw twijfel met de medewerker. Je zou kunnen vragen of de medewerker kan aantonen dat er kosten zijn gemaakt. Als de medewerker dat niet kan aantonen, kun je - op grond van het instructierecht - vragen om de komende tijd bij declaratie wél betaalbewijzen te overleggen.