De waarde van slimme processen in hr-administratie

Verzuimregistratie raakt meerdere schakels in de hr-keten: van leidinggevenden en casemanagers tot administratieve ondersteuning, arbodiensten en instanties zoals het UWV. Het ideale proces is daarom gebruiksvriendelijk en ondersteunt samenwerking en naleving van wettelijke verplichtingen.

Om dit proces verder te verbeteren, is in het P-Direktportaal een vernieuwde module voor verzuimregistratie ontwikkeld, waarmee medewerkers met hr-taken binnen het Rijk nu werken. Dit maakt het een ziekmelding eenvoudiger, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker:

• Het is makkelijker om medewerkers te zoeken en selecteren.
• Ook tijdens de salarissluiting kun je verzuim registeren zonder onderbrekingen.
• Kleine aanpassingen, zoals het wijzigen van gewerkte uren of verzuimredenen, verwerkt het P-Direktportaal automatisch.
• Aanvullende informatie, zoals passende arbeid of een no-riskpolis, kun je direct invoeren.

Bij het vernieuwde ontwerp is actief input opgehaald bij gebruikers. Zo sluit het beter aan op de werkprocessen in de praktijk.

Van technisch onderhoud naar ketenverbetering

De aanleiding voor de vernieuwing lag deels in de techniek. De oude module was aan vervanging toe, en dat bood ruimte om de werking opnieuw te bekijken. Uit praktijkervaringen bleek dat het registreren van verzuim omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend kon zijn. Dat had deels te maken met de manier waarop gegevens in het systeem moesten worden ingevoerd: via meerdere invoerstappen en vensters. Dat kostte extra tijd en vergrootte de kans op fouten.

Wat de vernieuwing betekent voor leidinggevenden en hr-adviseurs

De verbeteringen hebben effect verderop in de hr-keten. Omdat registraties consistenter en eenduidiger worden ingevoerd, beschikken hr-adviseurs en leidinggevenden sneller over actuele en betrouwbare data. Dat maakt het eenvoudiger om patronen te herkennen, gesprekken over inzetbaarheid te voeren en beleid te onderbouwen met betrouwbare informatie. Zo versterkt de vernieuwing de samenhang tussen uitvoering, analyse en beleid binnen de hr-keten.

Gebruikerservaring centraal in vernieuwing hr-keten

Na de invoering van de vernieuwde verzuimmodule is een evaluatie uitgevoerd onder gebruikers. De meeste respondenten waarderen de vernieuwde werkwijze vanwege de duidelijkheid en het gebruiksgemak. De resultaten worden ook benut om andere modules binnen het P-Direktportaal te verbeteren en processen beter op elkaar af te stemmen. Zo leveren verbeteringen in 1 onderdeel waardevolle inzichten op voor de verdere ontwikkeling van de hr-keten.

Vooruitkijken: naar meer eigenaarschap in verzuimbeheer

De vernieuwing is onderdeel van een bredere doorontwikkeling, waarin ook de functionaliteit Verzuim Corrigeren en nieuwe mogelijkheden voor leidinggevenden, zoals het zélf registreren van verzuim, worden opgenomen. In de volgende stap in de doorontwikkeling krijgen leidinggevenden zo een actievere rol in het proces.

Deze toekomstige uitbreiding sluit aan op het eigenregiemodel van het Rijk, waarin medewerker en leidinggevende samen verantwoordelijkheid dragen voor verzuim en inzetbaarheid. Organisaties kunnen straks zelf bepalen of zij deze registratie bij de medewerker met hr-taken laten of (deels) beleggen bij leidinggevenden. Die flexibiliteit maakt het mogelijk om processen beter af te stemmen op de eigen werkwijze en verantwoordelijkheidsverdeling.

Van slimme processen naar beter hr-management

De vernieuwing van de verzuimregistratie laat zien hoe digitalisering en procesverbetering samen bijdragen aan beter hr-management. Niet door meer systemen, maar door slimmer gebruik van de bestaande. Zo ontstaan processen die de uitvoering ontlasten én de kwaliteit van beleid versterken: een stap richting een moderne, samenhangende hr-dienstverlening binnen het Rijk.