Veranderen met beleid: grip houden bij organisatieveranderingen
Hoe je een organisatieverandering zorgvuldig uitvoert, met aandacht voor formele stappen én de mensen die het aangaat.
De komende jaren vragen veel van rijksorganisaties. Door maatschappelijke en politieke ontwikkelingen, zoals taakstellingen en veranderende kabinetsprioriteiten, verschuiven accenten en veranderen werkwijzen en structuren. Dat heeft gevolgen voor de hele rijksdienst: afdelingen krimpen, rollen verschuiven en de druk op wendbaarheid neemt toe. Kort gezegd: organisaties veranderen. Voor veel organisaties speelt dan de vraag: hoe begeleid je zo’n traject goed, met grip op het proces, aandacht voor de formele stappen én oog voor de medewerkers?
Vormen van organisatieverandering
Een organisatieverandering kan verschillende vormen aannemen. Soms gaat het geleidelijk en bijna vanzelf (organisch), soms vraagt de actualiteit om een tijdelijke aanpassing (dynamisch) en soms verloopt het via formele procedures uit de CAO Rijk (klassiek). In de praktijk krijgen managers vaak met een mix te maken. Wat alle trajecten gemeen hebben: ze vragen om duidelijke keuzes en zorgvuldige uitvoering van het veranderproces.
In de praktijk
Een organisatieverandering is complex en gaat zelden vanzelf. Voor managers en hr-adviseurs brengt dat vaak niet alleen inhoudelijke, maar ook organisatorische en juridische uitdagingen met zich mee. Hoe houd je overzicht, hoe bewaak je de juiste stappen en hoe onderbouw en communiceer je besluiten?
Bij organisatieveranderingen spelen steeds terugkerende vraagstukken, zoals:
- Hoe leg je uit waarom verandering nodig is?
- Hoe houd je medewerkers betrokken en gemotiveerd?
- Hoe ga je om met vragen of zorgen die leven?
- Hoe voldoe je aan de formele stappen en procedures?
- Hoe ga je zorgvuldig om met de medezeggenschap?
Grip op het proces: een stapsgewijze aanpak
Veranderingen verlopen meestal in fasen. Deze structuur helpt om grip te houden op het proces:
- Onderzoek en voorbereiding: analyse van de organisatie en formatie.
- Voorbereidende fase: medewerkers en medezeggenschap informeren en meenemen in het Van Werk Naar Werk-beleid.
- Voornemen en besluitvorming: keuzes onderbouwen en vastleggen in plannen, organisatie- en formatierapport (O&F-rapport), voorgenomen organisatiebesluit (VOB) en het overleg met de medezeggenschap.
- Plaatsing en implementatie: zorgen voor een zorgvuldige plaatsing en een soepele overgang naar de nieuwe of aangepaste organisatie.
- Nieuwe organisatie en evaluatie: uitvoering, bijsturen en leren voor de toekomst.
Het Startpunt Organisatieverandering biedt ondersteuning en houvast
Elke fase brengt zijn eigen vragen en uitdagingen mee. Omdat een organisatieverandering vaak meerdere disciplines raakt, bundelt O&P Rijk kennis en expertise in het Startpunt Organisatieverandering.
Op basis van je vraag stelt O&P Rijk een multidisciplinair team samen, met eigen experts en met rijksconsultants van Rijksorganisatie ODI, op het thema van organisatieverandering. Dit team ondersteunt bij diagnose, voorbereiding en het overleg met ondernemingsraad en bonden. Maar ook bij de begeleiding van medewerkers, bijvoorbeeld via Van Werk Naar Werk-beleid. Het Startpunt ontzorgt leidinggevenden en hr-professionals en zorgt voor een zorgvuldige organisatieverandering. Zo krijgen managers én medewerkers houvast in een periode die snel onoverzichtelijk kan worden.