Laat de alarmbellen maar rinkelen
Op de achtergrond en in alle stilte doen vertrouwenspersonen hun werk. Iedere medewerker (intern of extern) kan terecht bij een vertrouwenspersoon om (vermoedens van) niet integer of ervaringen met ongewenst gedrag te bespreken. Binnen het kerndepartement, de diensten en agentschappen van het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) werken circa 200 vertrouwenspersonen. Deze vertrouwenspersonen worden ondersteund door de Landelijke Eenheid Vertrouwenswerk (LEV). Het LEV-team bestaat uit Sandra de Vries en Lucia Pieters.
Lucia en Sandra vertegenwoordigen de vertrouwenspersonen die binnen J&V werken en zorgen dat ze maximaal worden ondersteund. Bijvoorbeeld met tips over gespreksvoering en toegankelijke uitleg van regels en procedures voor meldingen en klachten. Vanuit de signalerende en adviserende rol van het vertrouwenswerk zijn zij daarnaast volop bezig om de sociale veiligheid binnen de organisatie te bevorderen. Om een cultuur van ‘bespreekbaarheid’ te creëren. Daar verzorgen zij allerlei bijeenkomsten voor. Iedere maand organiseren zij voor de vertrouwenspersonen een online training of sessie over een bepaald onderwerp dat raakt aan het vertrouwenswerk. Lucia weet uit de gesprekken met de coördinator-vertrouwenspersonen van de JenV-onderdelen dat een groot deel van de gesprekken van vertrouwenspersonen een arbeidsrechtelijke component heeft. Ze noemt als voorbeeld: ‘De samenwerking tussen een leidinggevende en medewerker verloopt stroef. De medewerker wil bijvoorbeeld bevorderd worden of een leuk dossier krijgen om aan te werken en krijgt dat niet. Hierbij spelen arbeidsrechtelijke vragen, bijvoorbeeld: waar heeft een medewerker recht op, welke formele stappen zijn er te zetten als je het ergens niet mee eens bent. Tegelijkertijd doet zo’n situatie vaak iets met de omgangsvormen tussen medewerker en leidinggevende. De medewerker voelt zich bijvoorbeeld oneerlijk behandeld, niet gehoord of gezien. De vertrouwenspersoon kan dan wel een begeleidende rol spelen als het gaat om de omgangsvormen maar het echte arbeidsconflict vraagt om specifieke kennis en begeleiding. Daarvoor verwijzen vertrouwenspersonen dan ook door, bijvoorbeeld naar het RABA of rechtshulpverlening.’
‘Het kan in dergelijke gevallen al wel enorm helpen als vertrouwenspersonen op hoofdlijnen kennis hebben van het arbeidsrecht. Bijvoorbeeld over de mogelijkheden om aan te kaarten dat je het ergens niet mee eens bent of de mogelijkheden van een organisatie om aan een medewerker sancties op te leggen. Dat helpt bij het bepalen van een eventuele vervolgstap’.
Maatwerk training
Lucia vervolgt: 'Kort samengevat is dat de vraag die we vanuit het LEV netwerk aan advocaten Anne Schat en Willeke van der End van UBR|AAA hebben gesteld. Kunnen jullie een training specifiek voor deze doelgroep verzorgen.'
Lucia voegt een persoonlijke noot toe: Als jurist heeft zij zelf ooit de Wnra (Wet normalisering rechtspositie ambtenaren) training gevolgd bij UBR|AAA. Het arbeidsrecht heeft haar belangstelling. 'Vandaar dat we tot elkaar zijn gekomen met de vraag een training op maat te maken voor vertrouwenspersonen. Het is natuurlijk een veelomvattend onderwerp dat ook nog toegankelijk gebracht moet worden. Vertrouwenspersonen hebben allemaal een verschillende achtergrond, interesse en opleiding.'
De maatwerk training moest in ieder geval antwoord geven op vragen als: Wat betekent de Wnra? Hoe zit het rond ontslag? Wat zijn sancties die de werkgever kan opleggen? Wat is er anders dan vroeger? Besluit en bezwaar bestaan niet meer, maar wat dan nog wel en hoe zit dat? Wat zijn de verplichtingen van de werkgever voor goed werkgeverschap?
'Wat we willen, is dat op het juiste moment alarmbelletjes gaan rinkelen'
Alarmbelletjes
Waarom is het zo belangrijk voor vertrouwenspersonen om juridische kaders te kennen? Willeke van den End antwoordt hierop: ‘We willen natuurlijk niet dat de vertrouwensmensen juristen worden door het volgen van deze opleiding. Wat we wel willen is dat op het juiste moment alarmbelletjes gaan rinkelen. Dat je weet waar iets welf niet voor geregeld is en wanneer je moet doorverwijzen omdat bijvoorbeeld een vervaltermijn verloopt. Als voorbeeld: als je iemand die op staande voet ontslagen is, niet direct doorverwijst naar een jurist, kan het zomaar zijn dat deze persoon geen rechtsmogelijkheden meer heeft.’
Lucia geeft nog een voorbeeld rondom Covid: ‘Dat lijkt alweer lang geleden. Maar op de werkplekken ontstonden hier soms conflicten over die bij vertrouwenspersonen terecht kwamen. Wel of geen mondkapje dragen, of wel of niet naar kantoor komen. Vandaar dat hier in de training ook aandacht aan besteed is.’
Training
En dan de training zelf. Lucia is heel erg tevreden over de training. De materie is weliswaar complex en beslaat een enorm breed terrein. Maar op een heldere manier zijn de verschillen tussen vroeger en nu uitgelegd. Kort en eenvoudig. ‘Het was heel prettig dat jullie taaie juridische kost, heel praktisch weten te brengen. De training is heel logisch opgebouwd. Van grof naar fijn. Eerst wordt het juridisch kader geschetst aan de hand van het Burgerlijk Wetboek, Wnra, Ambtenarenwet, CAO rijk, personeelsreglement, Leidraad vertrouwenspersonen en Gedragscode Integriteit Rijk. Wat is daarin relevante regelgeving voor vertrouwenspersonen. Vervolgens komt de casus ‘Piet’ aan bod die in een P-gesprek met allerlei zaken rondom zijn persoon wordt geconfronteerd. Wat zie je in die casus voor arbeidsrechtelijke onderwerpen. Samen met de cursisten wordt ingegaan op onderwerpen als integriteit, ordemaatregelen en straffen, ziekte, dossieropbouw en tot slot ontslag. En als laatste is de informatieplicht besproken. Hoe het zit met de regels rond vertrouwelijkheid. Het geheel is ondersteund met Mentimeter vragen, zodat iedereen actief mee kan doen.’
‘Op alle vragen die gesteld werden, is een duidelijk antwoord gegeven. Het is nu al zichtbaar dat deze training effect heeft gehad op de mensen die erbij waren. Er is bij de deelnemers een basale arbeidsjuridische kennis. Met deze kennis gaan er voortaan op het juiste moment alarmbelletjes af. Dat vertrouwensmensen weten: hé hier is iets mee! En dan is het geen probleem als je niet meer exact weet hoe het zit. Dan kan je altijd het LEV bellen.’
Ook voor leidinggevenden
Lucia is zo enthousiast over deze training dat ze hem zeker gaat aanbevelen bij collega’s van andere departementen. En wat Lucia betreft, mag deze training ook een vervolg krijgen richting leidinggevenden. ‘Ik kom regelmatig leidinggevenden tegen die vooral werken vanuit de inhoud. Maar zij hebben geen goed beeld wat hun rol en taak als goed werkgever is. Zeker op het gebied van sociale veiligheid en integriteit. Ook zij slaan daardoor de plank weleens mis. Bijvoorbeeld als medewerkers zich niet gesteund voelen door de werkgever bij re-integratie trajecten. En de werkgever geen beeld heeft wat zijn plichten zijn. Hier komen ook regelmatig conflicten uit voort.’
Willeke vult nog aan dat dit specifieke programma is voortgekomen uit de leuke samenwerking tussen LEV en de advocaten van UBR|AAA. Er is echt gekeken welke onderwerpen belangrijk zijn voor de doelgroep en hen aanspreken. Het is een gezamenlijk resultaat.
Meer informatie
Natuurlijk vinden we het leuk om te horen dat de training bij het LEV in goede aarde is gevallen. Maar dat hadden de trainers Anne en Willeke ook al aan de groep gemerkt. Het was een positieve en enthousiaste sfeer. De training wordt waarschijnlijk nog herhaald voor de vertrouwenspersonen die niet bij de training aanwezig konden zijn.
Ook enthousiast geraakt over deze training voor vertrouwenspersonen en leidinggevenden? Mail dan naar opleidingenUBR|AAA@rijksoverheid.nl voor meer informatie.