Welkom in de wereld van onze inhuurdeskapplicatie
Editie 1
Voorwoord
Dit is de eerste nieuwsbrief waarin we je informeren over de Digitale Inhuuroplossing Rijksoverheid (DIOR). Na een geslaagde aanbesteding zijn we in november 2022 gestart met de initiële inrichting van deze specifiek op inhuur toegespitste integrale applicatie. In deze maandelijkse nieuwsbrief informeren we je graag over de voortgang van het project.
Wat is DIOR?
Inhuur van A tot Z digitaal geregeld
DIOR staat voor Digitale Inhuuroplossing Rijksoverheid en is dé tool waarmee je vanaf 2024 als organisatie, of je nu een agentschap of beleidsdepartement binnen de Rijksoverheid bent met een klein of groot inhuurvolume, grip kunt krijgen op al je inhuurprocessen en de samenhang daartussen binnen de gehele keten. Inhuur van A tot Z digitaal geregeld. Of je nu op zoek bent naar een arbeidskracht voor een tijdelijke opdracht, een inhuurcontract wilt verlengen, een factuur van de leverancier wilt goedkeuren of de voortgang van het inhuurproces wilt volgen, deze applicatie ondersteunt het allemaal op een overzichtelijke en gestroomlijnde manier.
Vervanging bestaande inhuurapplicatie
Op basis van een verkenning met de CDI Offices van onze bestaande klantorganisaties heeft (de voorloper van) O&P Rijk in 2022 besloten om een aanbesteding te starten voor de vervanging van onze huidige inhuurapplicatie. Deze huidige inhuurapplicatie, bij onze klantorganisaties bekend onder de naam JOB2, wordt door het team Tijdelijk Werk gebruikt als onderdeel van de inhuurdienstverlening aan onze klantorganisaties binnen de Rijksoverheid. De klantenportefeuille van Team Tijdelijk Werk bestaat op dit moment uit 26 klantorganisaties met een totale inhuurportefeuille van circa 4.000 actieve contracten.
Vanaf 2024 biedt O&P Rijk de digitale inhuuroplossing rijksbreed aan
In de aanbesteding hebben we het zo geregeld dat naast onze bestaande klantorganisaties deze voor de Rijksoverheid volledig ingerichte Digitale Inhuuroplossing vanaf 2024 ook door andere rijks organisaties in gebruik genomen kan worden. Klantorganisaties bieden we daarbij de keuze om gebruik te maken van de volledige inhuurdienstverlening vanuit Team Tijdelijk Werk of gebruik te maken van DIOR as a service, waarbij het eigen inkoop/inhuurteam van jouw organisatie zelf na implementatie de applicatie in gebruik neemt en zelf de inhuurprocessen blijft uitvoeren.
Verschil tussen een ATS en een VMS
Als (rijks)organisaties starten met een oriëntatie hoe zij de eigen inhuurketen en -processen kunnen optimaliseren en digitaliseren wordt vaak als eerste vraag gesteld of voor inhuur net als recruitment gebruik gemaakt kan worden van een Applicant Tracking System (ATS). En wat dan precies het verschil is tussen een ATS en een Vendor Management Systeem (VMS), waarbinnen we de Digitale Inhuuroplossing Rijksoverheid (DIOR) hebben ingericht.
ATS
Een Applicant Tracking System (ATS) wordt specifiek ingezet bij het recruitmentproces. Het houden van overzicht over de lopende sollicitaties van interne en externe kandidaten en het loggen van contactmomenten met de kandidaat zijn processen waar een ATS in ondersteunt.
DIOR is een VMS
Een VMS wordt ingezet om grip op en samenhang tussen het totaal van processen rondom de externe inhuur van flexibele arbeidskrachten te krijgen, waaronder het aanbieding, distributie en aanbiedingsproces (dat net iets anders verloopt dan bij de recruitmentproces van vast en tijdelijk personeel). Ook het contracteren loopt via het VMS. Het inhuren van arbeidskrachten brengt tegenwoordig heel wat verplichtingen met zich mee. Deze verplichtingen komen van buitenaf (door wet- en regelgeving), maar ook vanuit de interne organisatie, die een bepaalde werkwijze wil afdwingen. DIOR is hier als VMS specifiek op in te richten. Denk daarbij onder meer aan dossiervorming per flexibele arbeidskracht zodat op ieder moment de stand van zaken gecontroleerd kan worden en het verminderen van de vele en grote risico’s van op een verkeerde manier externe arbeidskrachten inhuren. We hebben het dan over compliant inhuren. Het urenregistratie- en facturatieproces kan ook via DIOR als VMS geborgd worden. Dat maakt het een op inhuur toegespitste samenhangende totaaloplossing.
Projectnieuws
job.ubrijk.nl gaat offline
Binnenkort gaat job.ubrijk.nl offline. Gebruikers kunnen voortaan meer informatie op onze nieuwe website vinden.
In oktober 2022 zijn wij met de gegunde partij Nétive gestart met het opstellen van een gedetailleerd implementatieplan en half november met de algemene set up (waarbij onderwerpen als branding, domeinregistratie en opzet organisatiestructuur aan bod kwamen).
Designworkshops
In januari 2023 zijn we als projectteam samen met Netive gestart met de zogenaamde designworkshops waarin de Digitale Inhuuroplossing in iteratieve sprints geconfigureerd wordt. In deze workshops worden besluiten genomen ten aanzien van processen en functionaliteiten. De besluiten waarbij impact is voor de afnemers worden voorgelegd in maandelijkse klankbordbijeenkomsten, waarbinnen klantorganisaties op departementaal niveau vertegenwoordigd zijn. De vertegenwoordigers in de klankbordgroep staan in verbinding met de klantorganisaties binnen hun eigen departement.
Waar staan we nu
Begin april is de eerste designfase, het aanvraag-, distributie en aanbiedingsproces succesvol afgerond en met succes af getest. Hiervoor wordt nu het definitieve inrichtingsdocument opgesteld. In april zijn we gestart met de designfase opdracht en opdrachtwijziging. Deze designfase is overzichtelijker dan de eerste designfase en verwachten we half mei af te ronden. Daarna volgen de designfases dossiervorming en uren en facturen.
Het totaal van designworkshops verwachten we voor de zomerperiode af te ronden, waarna de training van gebruikers zal starten en samen met vertegenwoordigers vanuit de klantorganisaties een gebruikers acceptatietest zal worden uitgevoerd. Over de uitkomsten van de eerste designworkshops en de aanpak voor de gebruikersacceptatietest en training van gebruikers zullen we je de volgende nieuwsbrief nader informeren.
Geïnteresseerd in een demo?
Ben je na het lezen van deze nieuwsbrief geïnteresseerd in een demo voor jouw organisatie neem dan contact op met martin.oostenbrink@rijksoverheid.nl.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van hetlaatste nieuws. Meld je aan door een email te sturen naar kern.thompson@rijksoverheid.nl. Geef aan dat je graag de DIOR nieuwsbrief ontvangt.
Contactgegevens
Gedelegeerd opdrachtgever aanbesteding en inrichting DIOR
Caroline Wiemer
E-mail: caroline.wiemer@rijksoverheid.nl
Telefoon: 06 11 60 27 59
Projectleider
Robert Groen
Email: robert.groen@rijksoverheid.nl
Telefoon: 06 46 34 11 61
Manager van Team Tijdelijk Werk
Martin Oostenbrink
Email: martin.oostenbrink@rijksoverheid.nl
Telefoon: 06 15 46 05 32