Excel kan de deur uit!
Sinds 1 januari werken twee teams van het klantcontactcenter (KCC) bij de NVWA met de Rijks Roosterapplicatie (RRA). Hoog tijd dus om te horen hoe het nu met ze gaat en hoe de implementatie is verlopen. Programma DOOR sprak met Frederique Coppens, projectleider voor de implementatie van de Rijks Roosterapplicatie (RRA) bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en teamleider van KCC-team 1. Frederique vertelt: ‘Toen ik op 1 januari wakker werd, keek ik meteen of alles goed was gegaan en iedereen toegang had tot zijn gegevens. Dat is toch altijd even spannend.’
Snel gewend aan de RRA
‘Het was voor mij belangrijk om onze strakke planning aan te houden bij de implementatie van de RRA dus ik was er erg op gebrand dat alles goed zou verlopen. ‘De medewerkers zijn inmiddels gewend aan het werken met de RRA. Er zijn eigenlijk weinig problemen geweest bij de overgang. Dat kwam vooral doordat onze planner hen fantastisch heeft begeleid. Het blijkt maar weer hoe belangrijk dat is’, legt Frederique uit.
Daarnaast stond het onderwerp standaard op de agenda van elke teambijeenkomst, zodat medewerkers goed op de hoogte bleven van de voortgang. Ook werd er een extra demo georganiseerd, waardoor iedereen goed voorbereid aan de slag kon.
Frederique is blij dat medewerkers goed met de applicatie uit de voeten kunnen. Een groot voordeel vindt ze dat je alle afspraken nu overzichtelijk ziet. ‘In de RRA kunnen we meer taken vastleggen dan toen we nog met Excel werkten’, vertelt ze. ‘Ook kan de planner nu meer taken in de RRA uitvoeren, zoals het plannen en goedkeuren van vrije dagen en verlof. En als de planner er niet uitkomt, kan zij natuurlijk altijd overleggen met de teamleiders.'
‘Vroeger dienden medewerkers hun verlofaanvragen in via onze planmailbox. Dat kostte veel tijd en was minder overzichtelijk. Nu doen ze dat in de RRA; de aanvraag is direct zichtbaar en kan meteen worden afgehandeld. Geen mailtjes meer die onderaan in de mailbox verdwijnen of over het hoofd worden gezien.’
Meer rust - letterlijk en figuurlijk
‘Je merkt dat er meer rust is op de werkvloer als het plansysteem op orde is’, gaat Frederique verder.
‘Door de komst van de RRA kwamen we erachter dat we de rusttijden en de nachtdiensten niet geheel volgens de wet regelden. Dat is natuurlijk even schrikken, maar we hebben dit direct aangepakt en aanpassingen doorgevoerd met instemming van de medewerkers. In het begin is dat dan even wennen voor ze, maar uiteindelijk is het in hun voordeel. Nu heeft iedereen standaard een half uur pauze. Ik zie collega’s vaker een wandeling maken in de pauze – daar word ik blij van’, legt ze enthousiast uit.
‘Ook de mogelijkheid om diensten te ruilen in de RRA vinden de medewerkers fijn, vooral omdat ze daar nu zelf meer controle over hebben’.
Minder werk, meer gemak
Volgens Frederique zorgt de RRA voor mínder werk: ‘Voor de planner en de medewerkers is het systeem geen extra belasting. Sterker nog, het scheelt werk. Voorheen moesten we creatief boekhouden in P-Direkt, bijvoorbeeld als iemand in het weekend werkte of vrij wilde nemen. De RRA zet dat nu automatisch goed om. Er is nog één wens: een koppeling met het urenverantwoordingssysteem. Dat zou helemaal fantastisch zijn’. Ook de in-, door- en uitstroom geeft nog wat problemen, maar ze zijn bij de RRA bezig om dit probleem op te lossen.
Frederique merkt op: ‘De medewerkers waren wel gehecht aan hun jaarrooster, zodat ze ver vooruit konden plannen. Dit jaarrooster blijft in de RRA ook de basis, maar het officieel vaststellen van het rooster doen we per 28 dagen.
Goede begeleiding en slimme keuzes
‘Ik vond de workshops en inrichtingssessies heel waardevol. Zo konden we weloverwogen keuzes maken. We zijn tijdens het hele implementatieproces goed begeleid’. Frederique krijgt regelmatig bezoek van andere ministeries die van haar ervaringen willen leren. Daarnaast is er elke drie weken een gebruikersoverleg, waarin ze nieuwe functionaliteiten bespreken en samen bekijken wat er nog beter kan.
’Inmiddels is het implementatietraject afgelopen maar ook nu worden we bij vragen nog steeds goed geholpen door het RRA dienstverlening team binnen O&P Rijk’, concludeert Frederique.
De RRA in één zin?
‘Een complete dienst die zorgt voor een correcte uitbetaling van salaris en toeslagen volgens de cao, zodat er geen misverstanden ontstaan én een perfect plansysteem waardoor Excel de deur uit kan’, besluit Frederique met een glimlach.