Een werknemer neemt tijdelijk het werk over van een collega in een hogere functie of zelfs van zijn leidinggevende. Dat kan best een stap omhoog zijn in verantwoordelijkheid én functieniveau. In zo’n situatie kan de werknemer dan in bepaalde gevallen recht hebben op een zogeheten waarnemingstoelage.
Wanneer krijg je een waarnemingstoelage?
Een waarnemingstoelage is bedoeld voor werknemers die tijdelijk een andere functie uitvoeren op verzoek van hun manager. Maar de werknemer krijgt die toelage niet zomaar. Er gelden een paar duidelijke voorwaarden. Zo moet aan de functie die de werknemer overneemt een hogere salarisschaal gekoppeld zijn dan aan de eigen functie. Daarnaast moet de werknemer de rol minimaal 30 dagen uitvoeren voordat hij recht heeft op de toelage. Is de werknemer plaatsvervanger van zijn eigen manager en is dit onderdeel van zijn eigen functie? Dan valt de waarnemer buiten de regeling bij gedeeltelijke waarneming. De werknemer krijgt alleen de toelage als hij écht volledig diens functie overneemt en zijn eigen werk laat liggen.
Hoe hoog is de toelage?
De hoogte van de waarnemingstoelage hangt af van hoeveel extra verantwoordelijkheid je op je neemt. Neemt de werknemer een functie volledig waar? Dan krijgt hij in feite het verschil tussen zijn huidige maandinkomen en het maandinkomen dat hoort bij de hogere functie. Is het maar een gedeeltelijke waarneming? Dan wordt de toelage lager. In dat geval ontvangt hij, afhankelijk van de omvang, 50% of 75% van het bedrag dat hij bij volledige waarneming zou krijgen. De werkgever bepaalt uiteindelijk hoe hoog de toelage precies wordt. Ook hier geldt: is het onderdeel van je eigen functie om als plaatsvervanger op te treden? Dan is er, zoals hiervoor ook genoemd, geen sprake van gedeeltelijke waarneming en dus ook geen recht op een toelage. Over de waarnemingstoelage bouwt de werknemer verder gewoon vakantiegeld op en het telt mee voor het pensioen.
Hoe lang krijgt de werknemer de toelage?
De werknemer ontvangt de toelage zolang hij de andere functie daadwerkelijk uitvoert. Stopt hij met waarnemen? Dan stopt ook de toelage. Uiteraard is het van belang om goede afspraken te maken, niet alleen over de beoogde duur van de waarneming, maar ook over de mogelijkheden de waarneming tussentijds te beëindigen.
Duurt de waarneming langer dan een jaar én zit de werknemer al aan het maximum van zijn eigen schaal? Dan kan de toelage na dat jaar worden verhoogd. Het idee daarachter is dat de werknemer anders een salarisstap zou hebben gemaakt als hij officieel in die hogere functie zat. Er wordt verder altijd een einddatum opgenomen. Die ligt maximaal twee jaar vooruit, maar dat betekent niet dat het recht stopt. Als de situatie doorloopt, kan er gewoon opnieuw een toelage worden aangevraagd.
Wat als de werknemer ziek wordt of met verlof gaat?
Ook daar is aan gedacht. Wordt de werknemer ziek, gaat hij op vakantie of neemt hij betaald verlof op? Dan loopt de waarnemingstoelage gewoon door. Maar als tijdens zo’n periode de opdracht om de functie waar te nemen wordt beëindigd, stopt ook de toelage.
Informatie voor managers en leidinggevenden
Ben je manager en wil je een waarnemingstoelage aanvragen voor een medewerker? Dan zijn er een paar praktische zaken om rekening mee te houden.
- Zo ben je verplicht om bij de aanvraag een einddatum in te vullen.
- Die einddatum mag maximaal twee jaar in de toekomst liggen. Dit is bewust zo ingericht, zodat een toelage niet ongemerkt eindeloos doorloopt. Is de waarneming na die periode nog steeds aan de gang, dan kun je gewoon opnieuw een aanvraag doen. Er zit namelijk geen maximum aan de totale duur van het recht op een waarnemingstoelage.
- Daarnaast moet je altijd een toelichting geven waarom de toelage wordt toegekend. Dat helpt om duidelijk vast te leggen dat iemand tijdelijk een hogere functie vervult en waarom iemand tijdelijk een hogere functie vervult.
Goed om te weten
Loopt een waarnemingstoelage bijna af, dan krijg je als manager ongeveer drie maanden van tevoren een seintje per e-mail. Zo heb je genoeg tijd om te beoordelen of verlenging nodig is.