Hoe lang bewaar je verslagen van functioneringsgesprekken? Binnen de Sector Rijk geldt daarvoor momenteel een maximale bewaartermijn van drie jaar. De vraag is echter of dat nog voldoende is.
Al enige tijd wordt gepleit voor een verlenging van deze termijn naar vijf jaar. De gedachte daarachter is begrijpelijk. Vooral bij langdurig disfunctioneren kost het opbouwen van een dossier tijd. Een bewaartermijn van drie jaar wordt daarom door sommigen als te kort ervaren, waardoor bij eventuele ontslagprocedures bewijsproblemen kunnen ontstaan.
Tegenover dat belang staat echter een ander uitgangspunt: medewerkers hebben ook recht op een zekere vorm van ‘vergetelheid’. Niet alles wat ooit in een functioneringsgesprek is besproken, hoeft jarenlang onderdeel te blijven van het personeelsdossier. Daarbij kan geen onderscheid worden gemaakt tussen goed functionerende en minder goed functionerende medewerkers; dezelfde bewaartermijn geldt voor iedereen.
Dat recht om na verloop van tijd zaken achter zich te kunnen laten, heeft overigens vooral betrekking op het functioneren. Voor andere onderwerpen, zoals gesprekken met vertrouwenspersonen of integriteitskwesties, gelden andere overwegingen, daar geldt de veel langere termijn van 10 jaar.
Na afweging van alle belangen heeft de Sector Rijk er daarom voor gekozen de bewaartermijn niet te verlengen. Verslagen van functioneringsgesprekken blijven dus maximaal drie jaar bewaard. Voor leidinggevenden en HR-adviseurs is het goed om daar rekening mee te houden.