Rijksbrede coronarichtlijnen - een race tegen de klok

Weblogbericht | 25-05-2022 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Corona crisisbeleidsteam

Vries en Orlando zijn vanaf het begin deel geweest van het corona crisisbeleidsteam. Het team hield zich bezig met alles wat de werkgever moest regelen in de coronacrisis. Dit mondde uit in de rijksbrede richtlijnen. Eerst werden maatregelen voor de korte termijn getroffen. Later ook voor de langere termijn. Bijvoorbeeld bij het ingaan van de anderhalve meter samenleving. Werkgevers moesten bedenken hoe ze dat, met alle maatregelen die eraan vasthingen, konden organiseren. Wat moet je voor werknemers regelen, wat moet je voor gebouwen regelen? Toen kwam het inzicht dat als deze crisis langer zou duren dan een paar maanden, we ook een visie op de toekomst moesten hebben. Die visie is uitgemond in het programma hybride werken. Dat is nu een opzichzelfstaand programma. Vries is overigens nog wel betrokken bij de HR-component in dit programma.

We zijn benieuwd hoe het crisisteam te werk ging. Besluiten moesten snel genomen worden zonder dat er veel overleg mogelijk was?

Vries: “Binnen BZK zagen we dat veel zaken met elkaar te maken hadden. ICT, huisvesting, HR. Er is toen een crisisbeleidsteam opgericht waar directeuren en een aantal medewerkers inzaten”. 
“ICOP en ICBR hebben hun vergaderfrequentie opgevoerd, van doorgaans een keer per maand naar een of meerdere keren per week. Op die manier konden we ook veel sneller handelen. En het grappige effect was overigens dat door de noodzaak om dingen te regelen het algemeen belang boven het departementaal belang ging. Men vond het prettig dat BZK vooruitliep en het voortouw nam. Dat was een belangrijk neveneffect”.
“Het beleidscrisisteam had geen mandaat. De reguliere besluitvormingsstructuren van ICOP en ICBR en de overige interdepartementale commissies zijn gewoon in stand gebleven. Wel hadden ze minder reactietijd en de voorzitters hebben we meer dan voorheen directief opgetreden. De crisisstructuur was een coördinatiestructuur maar de besluitvorming kon dit gewoon aan. Belangrijk is dat we gezegd hebben dat alles waar je tegenaan loopt, kan je vragen aan de interdepartementale commissies. Alle IC’s hebben een eigen postbus. Stel je vragen via die postbus en we behandelen hem. Want het kon niet zo zijn dat de ambtenaar van het ene departement anders werd behandeld dan die van een ander departement. Met als gevolg dat we soms vijftien keer dezelfde voor de hand liggende vraag kregen. Overigens was het eerste deel van ons antwoord regelmatig: ‘wij weten het zelf ook niet altijd, gebruik ook je eigen gezonde verstand’. Dat was vaak een belangrijk deel van het antwoord”. 
“Mensen willen dingen vaak dichtgeregeld hebben. Bijvoorbeeld met het thuiswerk advies. Sommige belangrijke werkzaamheden die niet thuis konden worden gedaan, moesten wel doorgaan. Maar waar ligt de grens. Wat is belangrijk? Zonder gevechtstraining zijn medewerkers van een penitentiaire inrichting niet bevoegd. Dan moet zo’n training dus wel fysiek gecombineerd met testen voor toegang. Maar wij kunnen nooit voor alle 168 organisaties die het rijk telt, bedenken hoe dingen precies geregeld moesten worden”. 

Waar liep het wel spaak met de CAO Rijk?

De CAO Rijk is natuurlijk gebaseerd op bepaalde aannames. Iemand woont op plek X en reist naar plek Y om daar te werken. En na 7 of 8 uur werken, reist hij of zij dan weer terug naar huis. Voor kantoorwerkers is dat nu natuurlijk veel minder de gewoonte geworden. 
Het is in de cao-onderhandelingen een stapsgewijs proces. De huidige onderhandelingen gaan nu meer over de loonruimte e.d. We gaan eerst kijken hoe het hybride werken gaat uitkristalliseren en daar later maatregelen aan verbinden.

Hoe zijn jullie toen de coronacrisis op een hoogtepunt was, te werk gegaan?

Orlando: “Om 19.00 uur was de persconferentie en om kwart over zeven stonden de nieuwe richtlijnen en het medewerkersbericht online. Gedurende de dag van de persconferentie werden de diverse scenario’s uitgewerkt en afgestemd met degenen die erover gingen. Wat de minister-president zou gaan zeggen, moesten wij net als de rest van Nederland, vaak uit de pers vernemen. Heel af en toe hoorden we iets via de ambtelijke lijnen. Maar de besluitvorming was zo ad hoc dat wij ook vaak niet precies wisten wat eraan ging komen. Soms was het ook echt spannend om te horen of iets nu wel of niet doorging. We kregen doorgaans wel alle stukken die de topambtenaren en bewindspersonen kregen maar het was meestal wel een heikel punt waar de nuance lag”. 
“De richtlijnen waren niet als wet- en regelgeving maar als communicatiemiddel bedoeld. Om ervoor te zorgen dat binnen de regels die er zijn alle ministeries en ambtenaren op dezelfde manier behandeld werden. Dat is met de medezeggenschap ook wel eens een onderwerp van discussie geweest. In hoeverre hebben die richtlijnen rechtskracht. Onze stelling is altijd geweest dat de CAO Rijk rechtskracht heeft. Net als het arbeidsrecht, de ARBO-wetgeving en wat al niet meer. Maar de richtlijnen zijn eigenlijk alleen communicatie hoe we de adviezen van het kabinet en de wetgeving relevant toepassen. Het woord richtlijnen klinkt als regels. Het was vooral een communicatie-instrument. Een instrument om te zorgen dat iedereen in gelijke gevallen ook gelijk behandeld werd binnen het departement of organisatie. Maar tegelijktijdig beseften we wel dat we de werkprocessen binnen de rijksdienst niet over een kam konden scheren. Het werkproces van een weginspecteur van RWS of een gevangenbewaarder is natuurlijk heel anders dan dat van kantoorpersoneel”. 

Kwamen jullie geen zaken tegen die haaks op de CAO Rijk stonden?

“Eigenlijk waren we meestal bezig met het toepassen van de CAO Rijk. Bijvoorbeeld in de tijd dat de scholen dichtgingen. Binnen het kader ‘bijzonder verlof’ konden medewerkers toen hun kinderen opvangen als dat noodzakelijk was.  Eigenlijk is er maar één geval geweest waarvan je wel zou kunnen zeggen dat het formeel niet helemaal met de CAO Rijk klopte en dat was rondom de reiskosten. We hebbe besloten dat medewerkers de eigen auto konden gebruiken en daarvoor de parkeerkosten mochten declareren. Daarvoor moest het formeel als dienstreis gekwalificeerd worden en dat zou je formeel in strijd met de CAO kunnen achten. De bonden hebben wel altijd de richtlijnen gezien en dit was een positieve afwijking van de regels. Maar formeel gezien waren we wel aan het afwijken”.
“Er waren ook dingen waar de CAO Rijk niets over zei. Neem de mondkapjes. In de CAO staat dat alle reiskosten vergoed mogen worden. En daar valt het mondkapje dan formeel ook onder. Overigens hebben wel de afspraak gemaakt dat de TOD doorbetaald zou worden. Want doordat het werk stil kwam te liggen, werd er ook niet of minder onregelmatig gewerkt. Het doorbetalen van de TOD is afgestemd met de bonden en een formele afspraak geweest”. 
Vries: “We hadden wel altijd haast. Elke keer als er een nieuw communicatiebericht was, ging het via Orlando naar de medezeggenschap en de bonden. We hebben nooit dingen geregeld die ten nadele van medewerkers waren. We probeerden altijd om dingen toch mogelijk te maken. Dus er was weinig reden voor de medezeggenschap om bezwaar te maken. Wel waren er vragen ten tijde van het opheffen van de anderhalve meter samenleving. Of de maatregelen van het kabinet wel in overeenstemming waren met de ARBO-wetgeving. Op basis van die wetgeving is de werkgever immers verantwoordelijk is dat de werknemers gezond kunnen werken. De vraag rees of de werkgever zich er wel van vergewist had of het opheffen van de anderhalve meter samenleving ook goed geregeld was in onze kantoren en gebouwen. Daar hebben we toen een procedure voor afgesproken waarbij we een kerndeskundige van UBR met verstand van arbeidshygiëne hebben ingeschakeld”.

Hoe ziet de toekomst eruit?

“Mochten er weer corona regels noodzakelijk worden, dan ligt alles op de plank. Alles is nu goed uitgewerkt en uitgezocht. 
Eén ding zouden we anders doen. In het verleden kregen mensen geen of nauwelijks vrij voor het halen van een corona vaccinatie. Vanuit hoge ambtelijke kringen is toen aangegeven dat dat veel te beperkt is. Mensen moeten gewoon vrij kunnen krijgen. Dat is nu beter geregeld. 
We werken nu ook beter samen. Een chaos zoals die ontstond rond de ARBO-middelen zal niet meer voorkomen. Het eindresultaat was uiteindelijk goed. Maar in het begin heeft een aantal collega’s daar wel hoofdpijn van gehad. Dat het ene departement veel grotere toezeggingen deed dan het andere departement”. 
Orlando voegt als laatste nog toe dat de richtlijnen wel tot op de letter werden gelezen. “We moesten zorgen dat richtlijnen eenduidig geïnterpreteerd konden worden. Ze leek op het einde van de richtlijnen dat het geven van bedrijfsfeesten onmogelijk was. Dat was natuurlijk nooit de bedoeling” eindigt hij dit interview lachend.