Instructie voor herplaatsingsgesprek

Als een medewerker ontslagen moet worden, bijvoorbeeld vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid (via UWV) of om een andere reden via een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter, is het dossier van werkgever niet compleet als niet eerst de mogelijkheden tot herplaatsing is onderzocht. Werkgever moet aannemelijk maken dat er binnen de organisatie, let op: dat is De Staat der Nederlanden, geen ander passend werk voor de werknemer beschikbaar is. Het Startpunt Herplaatsing bij Ontslag helpt werkgever invulling te geven aan die herplaatsingsverplichting. Vóórdat het Startpunt voor jou als werkgever aan de slag kan, verwachten zij van jou dat je met de medewerker een herplaatsingsgesprek voert. In dit memo een toelichting op dit gesprek.

Het herplaatsingsgesprek

Het herplaatsingsgesprek heeft twee belangrijke uitkomsten:

De medewerker is ervan op de hoogte dat het Startpunt Herplaatsing bij Ontslag is ingeschakeld, is op de hoogte van de vervolgstappen én weet ook dat dit herplaatsingsonderzoek gericht is op het vinden van een nieuwe functie, en dat anders ontslag de volgende stap is.
Een ingevuld zoekprofiel (zie formulier zoekproefiel herplaatsingsonderzoek). Werkgever heeft met de medewerker onder meer besproken en vastgelegd:
- Wat de huidige functie is van werknemer
- De opleiding en werkervaring van werknemer
- De bijzonderheden ten aanzien van het huidige functieniveau én of er aanleiding is ook naar lager geschaalde functies dan de huidige functie te zoeken
- Wat de belastbaarheid is van de werknemer
- Welke functies uit het Functiegebouw passend zijn voor de werknemer
- Afspraken ten aanzien van een mogelijke nieuwe functie en de voorwaarden van de werknemer daaromtrent, bijvoorbeeld als het gaat om reistijd. Werknemer is ervan op de hoogte dat voorwaarden van de werknemer (bijvoorbeeld het niet bereid zijn langer dan X minuten te reizen) consequenties kunnen hebben voor de kans van slagen van het herplaatsingsgesprek, en dat dit in een eventuele procedure voor rekening en risico van werknemer komt.
- Opleidingsmogelijkheden om herplaatsingsmogelijkheden te verbeteren.

Het herplaatsingsgesprek bij een langdurig zieke werknemer

Nu de werknemer langdurig arbeidsongeschikt is voor zijn eigen functie, al dan niet in aangepaste vorm, is allereerst relevant welke arbeidsmogelijkheden de werknemer heeft. Dit kan blijken uit een door de bedrijfsarts opgestelde verklaring over de belastbaarheid van de werknemer (bijvoorbeeld een inzetbaarheidsprofiel). Daarnaast kunnen, los van de belastbaarheid van de werknemer, afspraken gemaakt worden over bijvoorbeeld de maximale reisafstand/-tijd, minimum salaris(schaal), en of de werknemer eventueel bereid is in dienst te treden bij een andere onderneming binnen de groep als de werkgever daarvan onderdeel uitmaakt. Op basis van deze - bij voorkeur schriftelijk te maken - afspraken kan de werkgever gericht nagaan welke mogelijk passende vacatures en plaatsingsmogelijkheden beschikbaar zijn (Geciteerd uit uitvoeringsregels ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid).
Over het algemeen hebben langdurig zieke werknemers op grond van hoofdstuk 12.7 uit de CAO Rijk een voorrangspositie voor het vinden van een andere passende functie. Zorg ervoor dat de medewerker in dat geval beschikt over de aanwijzingsbrief als kandidaat met voorrangspositie zodat hij deze kan gebruiken tijdens het herplaatsingsonderzoek.

Instructie

Plan het herplaatsingsgesprek met de medewerker. Maak vooraf duidelijk waar het gesprek over gaat en geef de medewerker ook de gelegenheid zich voor te bereiden op het gesprek.
Voer het gesprek in een veilige setting en wees je bewust van de impact die het onderwerp op de werknemer kan hebben.
- Informeer de werknemer over de vervolgstappen na dit herplaatsingsgesprek, deze zien er in hoofdlijnen als volgt uit: Het Startpunt Herplaatsing bij Ontslag krijgt het ingevulde zoekprofiel van de leidinggevende;
- De trajectmanager neemt contact op met de medewerker om een startgesprek te plannen. Bij dit gesprek is ook de leidinggevende aanwezig. In dit startgesprek wordt het zoekprofiel doorgenomen en het proces rond herplaatsing verder toegelicht. De leidinggevende zal op enig moment niet meer aanwezig zijn bij het gesprek zodat trajectmanager en medewerker verder kennis kunnen maken;
- Na het startgesprek gaat het daadwerkelijke herplaatsingsonderzoek van start. De doorlooptijd van startgesprek tot einde is 6-8 weken. Op basis van het zoekprofiel worden beschikbare passende werkplekken voorgelegd aan de medewerker. De trajectmanager onderhoudt contact met de medewerker, maar ook de leidinggevende blijft betrokken en zal zich inspannen om de medewerker op een passende werkplek geplaatst te krijgen;
- Het traject eindigt met een eindrapportage, waarbij de uitkomst wél of geen herplaatsing is.
  Als geen herplaatsing mogelijk is wordt een beëindiging door middel van een vaststellingsovereenkomst voorgelegd of wordt de procedure voor ontslag bij het UWV of de kantonrechter gestart.
Vul samen met de medewerker het zoekprofiel in.
Er kunnen in het zoekprofiel zaken zijn die het zoekbereik en daarmee de plaatsingskansen van de medewerker kunnen verkleinen, bijvoorbeeld als de medewerker een maximale reisafstand wil. Wijs de medewerker erop dat als zijn herplaatsingskansen verkleind worden door geen bereidheid te tonen bijvoorbeeld verder te reizen, dit voor rekening en risico van de werknemer is.
Stuur het zoekprofiel door naar het Startpunt Herplaatsing.

Overige aandachtspunten

Maak voor het dossier áltijd een verslag van het herplaatsingsgesprek.
Als je tijdens het herplaatsingsgesprek al een geschikte functie voor werknemer (bijvoorbeeld binnen de eigen organisatie) voorhanden hebt, biedt deze dan ook aan! Als de werknemer deze functie niet wil aanvaarden, overleg dan altijd met je huisjurist.