Heb je als leidinggevende te maken met een medewerker die ziek of arbeidsongeschikt is? Jullie zijn samen verantwoordelijk voor een duurzame re-integratie. Om dat goed te doen, vind je hier de stappen en acties voor de eerste 2 jaar ziekte.
Re-integratie hoeven jullie niet alleen te doen. Tijdens de gehele periode van verzuim kunnen jij en de zieke medewerker advies vragen aan deskundigen. Denk hierbij aan de hrm-adviseur, de bedrijfsarts, de bedrijfsmaatschappelijk werker, de re-integratieadviseur, de arbeidsjurist, de arbeids- en organisatiedeskundige en andere professionals.
Wel zijn jullie samen verantwoordelijk zijn voor een goed verloop van de re-integratie. De medewerker houdt zelf de regie over het herstel. Als leidinggevende faciliteer je de re-integratie, en bewaak je de voortgang daarvan. Dit noemen we het eigen-regiemodel. Dit helpt bij een vlotte re-integratie. Hiermee voldoen jullie ook aan de wettelijke eisen van de Wet verbetering poortwachter.
Vanaf dag 1
Een zieke medewerker meldt zich zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 2 dagen, ziek bij jou als leidinggevende. Dat is zo afgesproken in de CAO Rijk. Meestal moet dit voor 9 of 9.30 uur in de ochtend. De precieze afspraken vind je terug in het personeelsreglement van de eigen rijksorganisatie en op Rijksportaal.
Na het ontvangen van de ziekmelding, voer je die in het P-Direktportaal in.
Vermoed je dat er meer aan de hand is, zoals een conflict? Dan kun je de bedrijfsarts vragen om een medisch advies. Laat dit ook weten aan de medewerker. Bij een conflict of een meningsverschil volgt de bedrijfsarts specifieke richtlijnen. Zo loopt de situatie niet uit de hand en kan die goed worden opgelost.
Is er mogelijk sprake van psychische problematiek? Dan is het verstandig om de bedrijfsarts al in het begin in te schakelen.
Ga zo snel mogelijk in gesprek met je zieke medewerker. Want jullie moeten samen ervoor zorgen dat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de richtlijnen voor het verzuimgesprek van O&P Rijk | P-Direkt.
Maak tijdens dat eerste gesprek ook afspraken over hoe jullie contact houden. Wie legt het contact? En hoe vaak?
Let op: de medewerker hoeft jou niet te vertellen waar die last van heeft. Bovendien mag je als leidinggevende niet alles aan de medewerker vragen. Dat is vastgelegd in de Nederlandse privacywetgeving.
Wat je wél kunt vragen:
- Hoe lang verwacht je dat je ziek bent?
- Wat kun je nog wel doen en wat niet meer?
- Zijn er werkzaamheden die je moet overdragen?
- Zijn er werkafspraken waarvan ik moet weten?
- Is er sprake van een arbeidsongeval? (Niet: Ben je ziek door het werk?)
- Is de ziekte veroorzaakt door iemand anders, bijvoorbeeld een verkeersongeval?
- Val je binnen 1 van de 4 vier vangnetregelingen van de Ziektewet, bijvoorbeeld door zwangerschap, orgaandonatie of een no-riskpolis?
- Waar verblijf je tijdens je ziekte?
- Op welk telefoonnummer ben je te bereiken?
- Wanneer hebben wij weer contact?
Ziekte of arbeidsongeschikt door iemand anders
Is er sprake is van een ongeval veroorzaakt door iemand anders, dan kun je als werkgever de veroorzaker mogelijk aansprakelijk stellen voor verzuimkosten die je maakt. Maak gebruik van het regresrecht om bepaalde kosten terug te vorderen. Voor meer informatie kun je terecht bij je arbeidsjurist. Het melden van schade doe je bij juridisch dienstverlener BSA.
Vangnetregelingen
In sommige gevallen kun je voor de medewerker een Ziektewet-uitkering (ZW-uitkering) aanvragen. Doe dit wanneer de medewerker:
- ziek is door zwangerschap of bevalling;
- ziek is door orgaandonatie;
- een no-riskpolis heeft, bijvoorbeeld omdat die al een WIA-uitkering heeft;
- onder de compensatieregeling oudere medewerkers valt.
Meer informatie vind je op Vangnetregeling | O&P Rijk | P-Direkt.
Lijkt het erop dat het verzuim langer dan 6 weken gaat duren? Houd dan een re-integratiedossier bij over dit langdurend verzuim. Hierin bewaar je alle relevante informatie over het re-integratietraject.
Privacy en veiligheid
Sla alle documenten op in het casemanagersportaal in het P-Direktportaal. Je mag de informatie niet opslaan op je eigen computer.
Vermijd medische informatie en laat onbevoegden dit dossier niet inzien. De Nederlandse privacywetgeving is namelijk van toepassing op dit dossier, ter bescherming van de zieke medewerker.
Vanaf de eerste dag dat de medewerker arbeidsongeschikt is, krijgt deze het maandinkomen 52 weken lang volledig doorbetaald.
Week 4
Bouwt de medewerker compensatie-uren op? Dit stopt na 4 weken onafgebroken verzuim. Meer informatie vind je op Compensatie-uren opbouwen | O&P Rijk | P-Direkt
Week 6
Een zieke medewerker moet binnen 6 weken contact hebben gehad met de bedrijfsarts. De meeste rijksorganisaties roepen de zieke medewerker automatisch op voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Zo niet, dan wordt eerst aan jou als leidinggevende gevraagd of een oproep noodzakelijk is.
Na de eerste afspraak stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. De probleemanalyse wordt naar zowel naar jou als naar de medewerker verzonden.
De probleemanalyse is de basis voor het opstellen van het plan van aanpak. Er staan geen medische gegevens in. Wel vind je daarin terug:
- De verwachting wanneer de medewerker is hersteld
- Hoe de terugkeer naar het werk kan worden bevorderd
- De mogelijkheden en beperkingen rond werkhervatting
- Of het verzuim door het werk komt en zo ja, wat het verband is
- Advies voor een oplossing
Heb je een vraag over de probleemanalyse? Neem dan contact op met de bedrijfsarts.
Twijfelt je medewerker aan de juistheid van het advies van de bedrijfsarts? Die kan dan een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts. Ontstaat hierdoor een verschil van mening tussen jou en de medewerker over de re-integratie? Dan kan een van jullie een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen.
De vaste vergoeding voor woon-werkverkeer stopt na 6 weken. Dit is een automatische actie; als leidinggevende hoef je hiervoor niets te doen. Wel is het goed om de medewerker hierover te informeren.
Week 8
Stel uiterlijk in de 8e ziekteweek samen met de medewerker een plan van aanpak op. Gebruik daarvoor de probleemanalyse van de bedrijfsarts.
In het plan van aanpak maken jullie duidelijke afspraken over hoe de medewerker snel en verantwoord weer aan het werk kan. Denk aan een noodzakelijke (medische) behandeling of een cursus. Ook het (tijdelijk) aanpassen van de werkplek of arbeidstijden is mogelijk.
Vanaf week 8, elke 6 weken
Bespreek minimaal elke 6 weken met de medewerker hoe het gaat met de re-integratie en evalueer het plan van aanpak. Stel het bij als dat nodig is. Als de re-integratieafspraken veranderen, leggen jullie deze vast in het re-integratieverslag.
Houd de bedrijfsarts via e-mail regelmatig op de hoogte van het verloop van de re-integratie. De medewerker deelt die informatie ook, tijdens diens afspraken met de bedrijfsarts.
Week 42
Zodra de medewerker 42 weken ziek is, ontvang je van O&P Rijk | P-Direkt een melding. Bij de meeste rijksorganisaties hoef je hier niets mee te doen. O&P Rijk geeft deze 42-weeksmelding namelijk automatisch door aan UWV. Zo weet UWV ook dat de medewerker ziek is.
Bij sommige rijksorganisaties doet O&P Rijk geen melding bij UWV. Maak dan als leidinggevende zelf een 42-weeksmelding bij UWV.
Week 44 tot 48
Na de 42-weeksmelding stuurt UWV de werkgever en medewerker een brief over de eerstejaarsevaluatie.
Uiterlijk week 52
Vul de eerstejaarsevaluatie samen in met de zieke medewerker, uiterlijk in week 52. Hierin kijken jullie samen terug op de re-integratie van het afgelopen jaar en leggen jullie het plan voor het komende jaar vast.
Verwachten jullie dat de medewerker niet volledig hersteld is binnen 1 jaar en 3 maanden? Laat dan een arbeidsdeskundig onderzoek (AD-onderzoek) inplannen. De bedrijfsarts stelt daarvoor een inzetbaarheidsprofiel (IZP) op. Betrek hierbij de re-integratieadviseur.
Bovendien bespreken jullie de mogelijkheden voor re-integratie in een aangepaste of andere functie bij de eigen werkgever. Dit wordt ook wel re-integratie 1e spoor genoemd. Kan de medewerker niet terugkeren naar de eigen functie? Dan starten jullie een tweedespoortraject. De re-integratieadviseur kan hierover informeren en adviseren.
Ook bespreken jullie de noodzaak voor een vervroegde WIA-aanvraag voor een uitkering Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA). Zo’n vervroegde aanvraag kunnen jullie indienen tot week 68 van de verzuimperiode.
Een arbeidsongeschikte medewerker kan een voorrangspositie hebben bij het vervullen van vacatures. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer die passend werk in een andere functie nodig heeft. Het is aan jou als leidinggevende om de medewerker hierover te informeren.
Meer informatie vind je op 12.7 Voorrangspositie bij vervullen vacatures | CAO Rijk.
Na 1 jaar ziek zijn, daalt het maandinkomen automatisch naar 70% over de niet-gewerkte uren. Werkt de zieke medewerker wel een aantal uren per week? Die uren worden volledig doorbetaald. De IKB-opbouw bedraagt 19,93% over het aangepaste maandinkomen. Je ontvangt een bericht van O&P Rijk | P-Direkt over de aanpassing. Als leidinggevende informeer je vervolgens de medewerker over het verlaagde maandinkomen. Meer informatie vind je op Maandinkomen bij ziekte tijdens dienstverband | CAO Rijk.
Om te bepalen of de 52 weken is gehaald, past O&P Rijk | P-Direkt de wettelijke regels toe voor het optellen van meerdere perioden van arbeidsongeschiktheid. De dagen dat iemand volledig hersteld is geweest, tellen ze op bij die verzuimperiode. De korting gaat dan later in.
Is de medewerker binnen de verzuimperiode langer dan 4 weken beter geweest? Dan begint de opbouw van een nieuwe periode van 52 weken opnieuw. Dit geldt ook voor de maximale verzuimperiode van 104 weken ziekte.
Zou de medewerker passend werk hebben kunnen verrichten, maar heeft de werkgever geen passend werk of heeft hij dat niet aangeboden? Dan heeft de medewerker ook recht op volledige doorbetaling van de uren die de medewerker zou kunnen werken. De bedrijfsarts geeft een advies over het aantal uren. Meer informatie vind je op Maandinkomen bij ziekte tijdens dienstverband | CAO Rijk.
De medewerker heeft ook recht op volledige doorbetaling van het maandinkomen over zijn vakantieverlof. Deze wordt nabetaald als toelage aan het eind van de maand. Klik hier voor meer informatie.
Uiterlijk week 68
Tussen week 3 en week 68 kan de medewerker een vervroegde WIA-aanvraag voor een uitkering Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) doen. Dit kan als de medewerker niet meer duurzaam in staat is om aan het werk te gaan en dat dit ook niet meer te verwachten is. Bij de aanvraag moet de medewerker een verklaring van de bedrijfsarts meesturen, gebaseerd op medische en specialistische onderzoeken en behandelingen. Het re-integratieverslag is niet nodig.
De medewerker kan de aanvraag maar 1 keer indienen. Als UWV de aanvraag afwijst, kan de medewerker die dus niet nogmaals indienen op een later moment. Betrek daarom de bedrijfsarts en de re-integratieadviseur voor advies.
Week 88
In week 88 stuurt UWV de medewerker de brief ‘Binnenkort 2 jaar ziek’. Als werkgever ontvang je hiervan een kopie. Hierin staat dat de medewerker de WIA-aanvraag moet indienen. Hiervoor heeft die 6 weken de tijd. Als leidinggevende bereid je de aanvraag voor samen met de medewerker, de hrm-adviseur en de re-integratieadviseur, in ieder geval vóór de 93e week.
Samen starten jullie met het op orde brengen van het re-integratieverslag. In het re-integratieverslag zitten alle documenten die tijdens de verzuimperiode zijn opgesteld. Daarin staan alle inspanningen voor een zo optimaal mogelijke re-integratie. Ook voegen jullie het actueel oordeel van de bedrijfsarts toe: hoe is de medewerker eraan toe op dit moment? Aan de hand hiervan stellen jullie een eindevaluatie op, waarin de actuele stand van de re-integratie terug te vinden is.
De verplichte onderdelen van het re-integratieverslag zijn:
- de probleemanalyse
- het plan van aanpak
- de eerstejaarsevaluatie
- het actueel oordeel van de bedrijfsarts
- de eindevaluatie
De bedrijfsarts stuurt naast het actueel oordeel ook het medisch rapport naar de medewerker. De informatie is nodig voor de verzekeringsarts van UWV. Daarmee beoordeelt die de WIA-aanvraag van de medewerker. Als werkgever ontvang je dit rapport niet.
In uitzonderlijke gevallen kun je samen met de medewerker aan UWV vragen de wachttijd voor de WIA te verlengen. Dit kan alleen als duidelijk is dat de medewerker binnen 3 maanden volledig en duurzaam aan het werk kan, in de oorspronkelijke of eigen functie. De medewerker vraagt in dit geval nog geen WIA-uitkering aan. Meer informatie vind je op WIA-aanvraag uitstellen | UWV.
Week 93
Uiterlijk in de 93e week vraagt de medewerker online de WIA-uitkering aan. Je stemt met de medewerker af wie het complete re-integratieverslag naar UWV stuurt, om dubbel werk te voorkomen:
- de medewerker uploadt het verslag bij de WIA-aanvraag, óf
- de werkgever uploadt het verslag in het werkgeversportaal
Hiernaast stuurt de medewerker zelf het medische rapport van de bedrijfsarts op. De werkgever heeft dit rapport namelijk niet.
Is de WIA-aanvraag niet compleet, dan krijg je de kans dit te herstellen. Is de aanvraag dan nog steeds niet compleet, dan legt UWV de werkgever een administratieve loonsanctie op. De werkgever betaalt in dat geval de medewerker 70% van het loon voor maximaal 52 weken door.
Vindt UWV de re-integratie-inspanningen voldoende? Dan beoordeelt een arbeidsdeskundige van UWV de WIA-aanvraag. De arbeidsdeskundige bekijkt de mogelijkheden van de medewerker om te werken. Vervolgens bepaalt UWV een arbeidsongeschiktheidspercentage.
Vindt UWV de re-integratie-inspanningen niet voldoende? Dan legt UWV de werkgever een loonsanctie op. De werkgever betaalt in dat geval de medewerker 70% van het maandloon voor maximaal 52 weken door, net als in het tweede ziektejaar.
UWV deelt altijd de onderbouwing voor de loonsanctie. Als werkgever kun je de tekortkomingen herstellen en vragen de loonsanctie in te korten.
Uiterlijk week 104
UWV stuurt zijn beoordeling over de ‘verdiencapaciteit’ van de arbeidsongeschikte medewerker voordat de verplichte 104 weken loondoorbetaling afloopt. Dit kan later zijn als de werkgever en medewerker een verlenging van de wachttijd voor de WIA hebben aangevraagd.
De medewerker ontvangt deze beoordeling direct. UWV stuurt de werkgever een kopie hiervan.
Afhankelijk van de verdiencapaciteit ontvangt de medewerker géén uitkering, een uitkering Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) of een uitkering Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA). Dat hangt af van het arbeidsongeschiktheidspercentage:
- Minder dan 35%: de medewerker kan meer dan 65% van het oude inkomen verdienen. Er is geen recht op een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
- WGA 35-80%: de medewerker heeft nog een restverdiencapaciteit tussen 65% en 20%.
- WGA 80-100%: de medewerker heeft nog een restverdiencapaciteit van maximaal 20%.
- IVA 80-100%: de medewerker is duurzaam arbeidsongeschikt.
Vanaf week 104
Je bespreekt de beoordeling van UWV met de medewerker, hrm-adviseur en re-integratieadviseur. Is er reden om bezwaar tegen de beslissing in te dienen? En welke vervolgbesluiten moeten jullie nemen? Denk aan minder uren werken, ontslag, herplaatsing in een andere functie of verdere re-integratie. Tot dat moment loopt de loondoorbetaling en re-integratieverplichting door.
Gaat de medewerker minder verdienen bij herplaatsing in een nieuwe (aangepaste) functie of bij werk voor minder uren? Dan komt die 5 jaar lang in aanmerking voor een aanvulling op het loon. Die aanvulling is 70% van het verschil tussen het oude maandinkomen, toen de medewerker nog niet arbeidsongeschikt was, en het maandinkomen voor de nieuwe (aangepaste) functie. Meer informatie vind je op Aanvulling maandinkomen bij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid | CAO Rijk.
Besluit UWV een WIA-uitkering toe te kennen? Dan krijgt de medewerker na een paar maanden te horen dat die ook het ABP Arbeidsongeschiktheidspensioen (AAOP) kan aanvragen. Doe deze aanvraag samen met de medewerker.
Het AAOP is een aanvullende regeling voor rijksmedewerkers. Deze aanvulling bovenop de WIA-uitkering is vastgelegd in de pensioenregeling van pensioenfonds ABP.
O&P Rijk | P-Direkt verrekent de WIA-uitkering en het AAOP met het maandloon. Laat je als leidinggevende hierover adviseren door de hrm-adviseur en de re-integratieadviseur. En stem vervolgstappen af met de juristen van O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht.
Je mag een medewerker tijdens de eerste 2 jaar ziekte niet ontslaan vanwege arbeidsongeschiktheid. Daarna mag dit wel, als je als werkgever aan de wettelijke voorwaarden voldoet.
De ontslagprocedure kun je al starten zodra je met de medewerker de WIA-aanvraag indient, rond week 93. Maar gebruikelijk is om dit te doen nadat de WIA-beslissing is ontvangen.
Als je besluit de arbeidsovereenkomst met de medewerker te beëindigen, kan dit op 3 manieren gebeuren:
- ontslag met wederzijds goedvinden;
- ontslag met ontslagvergunning van UWV;
- ontslag door opzeggen met instemming van de medewerker.
Ontslag met wederzijds goedvinden
Je maakt met de medewerker afspraken over het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Deze afspraken leggen jullie vast in een vaststellingsovereenkomst (vso). Volgens de wet heeft de medewerker in dit geval geen recht op een transitievergoeding. Omdat de medewerker wel recht hierop heeft bij de ontslagroute via UWV, spreken werkgever en medewerker in de praktijk vaak wel een transitievergoeding af.
Ontslag met ontslagvergunning van UWV
Lukt het sluiten van een vaststellingsovereenkomst niet? Of vermoed je dat de medewerker niet zal instemmen met een vaststellingsovereenkomst? Dan kun je de ontslagprocedure bij UWV opstarten. UWV verstrekt een ontslagvergunning als:
- de ziekte 104 weken of langer heeft geduurd;
- herstel niet binnen 26 weken te verwachten is;
- de medewerker binnen die 26 weken niet het werk kan doen, in aangepaste vorm, dat die contractueel voor de ziekte deed;
- de medewerker niet binnen een redelijk termijn herplaatst worden in een passende functie binnen de Rijksoverheid (dus niet beperkt tot het eigen ministerie).
Een medewerker die na 104 weken verzuim uit dienst gaat, meld je aan bij het loket voor het eigenrisicodragerschap (ERD) van O&P Rijk | Bedrijfszorg. Doe dit pas als je een beschikking hebt en de datum van uitdiensttreding is vastgesteld. Het ERD-loket neemt dan de begeleiding over. Jouw verantwoordelijkheid voor de re-integratie van de medewerker eindigt op dat moment.