Voor beginners tot experts: de magie van het FGR

Focuspunt strategisch personeelsbeleid Rijksoverheid

De trainingen zijn ondersteunend aan het focuspunt: “De organisatie en de medewerkers zijn wendbaar”, het FGR is namelijk ondersteunend aan het wendbaar inrichten van organisaties.  O&P Rijk|Organisatie-inrichting biedt een gevarieerd trainingsaanbod dat zich richt op het verhogen van kennis, inzicht en vaardigheden van hen die het instrument hanteren: de lijnmanagers, leden van Ondernemingsraden en HR-adviseurs die het lijnmanagement adviseren.

De geïnterviewden zijn positief over de trainingen. Ze hebben geleerd dat voorwerk, bijvoorbeeld duidelijkheid over de inrichting van de organisatie, essentieel is voordat een functie ingedeeld kan worden.  En dat niet de HR-adviseur communiceert over de indeling, maar dat deze taak bij de manager ligt. O&P Rijk|OI wordt ervaren als een deskundige, betrouwbare en onpartijdige partner voor advies en ondersteuning op het gebied van organisatie-inrichting en daarmee samenhangende functie-indelingen. 

Raad je anderen aan om de training ook te volgen?

Alle geïnterviewden zijn enthousiast over de trainingen. Ze vinden het een pluspunt dat zij hun eigen casussen kunnen inbrengen, naast de Rijksbrede casussen die door de trainers worden aangedragen. De geïnterviewden raden de basistraining aan alle P&O-adviseurs aan en ook voor managers is deze training interessant.

De verdiepingstraining vinden ze vooral geschikt voor collega’s die veel te maken hebben met het FGR of functioneren als vraagbaak binnen de afdeling. 
Henriëtte: “ik raad vrijwillige deelname zeker aan, dwingen werkt niet. De meerwaarde varieert, maar het toelichten van deze meerwaarde kan zeker helpen om de keuze te maken om een training te volgen”.
Evert: “Ik raad iedere HR-adviseur deze basiskennis actueel te houden. Het is noodzakelijke kennis voor gesprekken met managers over hun taken en functies en daarbij is het ook handig voor bijvoorbeeld het opstellen van vacatureteksten”.
 

Regina: “Ik raad de training zeker aan, omdat na de training het vertrekpunt voor een gesprek voor iedere betrokkene hetzelfde is. Je kunt vanuit eenzelfde taal en op gelijkwaardig kennisniveau met elkaar over organisatievraagstukken praten waar je nu veel tijd verliest door bijvoorbeeld verschillende beelden, inzichten, kennisniveau en uitleg van begrippen”. 

Een tip voor deelnemers is om voorbereid naar de training te komen en het huiswerk te doen, zodat je in de training effectief aan de slag kunt. Een tweede tip is om niet te vergeten om nieuwe collega’s ook op vlieghoogte te brengen. Barry wil meegeven dat je je als deelnemer vooral niet moet laten afschrikken door het aantal bijeenkomsten. “Het is niet taai of saai, maar juist inspirerend”. 
 

Waarom hebben jullie ervoor gekozen om de training FGR te volgen?

Evert: “De groei van de organisatie brengt ons vaak in de situatie dat we met managers in gesprek zijn of werkzaamheden wel zijn ingedeeld op het juiste niveau. Dan is kennis van het FGR erg nuttig. Onze afdeling heeft dan ook het initiatief genomen om alle P&O adviseurs en adviseurs werving en selectie uit te nodigen voor de basistraining FGR. Een aantal collega’s hebben daarna de verdiepingstraining gevolgd. Zij houden hun kennis met hulp van O&P Rijk actueel en vormen een vraagbaak voor P&O collega’s die met indelingsvraagstukken bezig zijn”.  

Henriëtte: “Vanwege de instroom van nieuwe collega’s hebben we besloten om de training te volgen. We hebben zelf geen functieprofielen, we hanteren het FGR. Wel zijn de taken, rollen en verantwoordelijkheden beschreven ”.  

Luuk: “De NVWA is sterk in beweging, managers hebben steeds te maken met veranderingen in werk en dus in takenpakketten. Dat heeft gevolgen voor functies en functie-indelingen. Dit wordt in de hectiek nog weleens over het hoofd gezien, waarbij er achterstallig onderhoud ontstaat en dat heeft nu de aandacht. Tegelijk is door gesprekken met een adviseur van O&P Rijk |OI (voorheen UBR|OI) duidelijk geworden dat O&P Rijk|OI geen vragen in behandeling neemt die betrekking hebben op persoonsgebonden ontwikkeling van werk. Zij richten zich vooral op de (her) inrichting van organisaties en de indeling van werk tegen de achtergrond van wijzigingen in het werk of nieuw werk of wijzigingen in de organisatie. Omdat we minder op O&P Rijk|OI kunnen leunen, hebben we de kennis over het FGR in huis nodig. Dus alle HR-adviseurs in de 1e lijn hebben de training gevolgd”.

Barry: “Een aantal managers vroeg zich af of medewerkers met dezelfde werkzaamheden vergelijkbaar worden beloond. Maar ook werken we in de organisatie veel met rollen. Dit roept bij medewerkers vragen op of de schaalindeling nog wel de juiste is, zeker als ze rollen voor 100% van de tijd vervullen. Wat doe je als je van de rol geen functie wilt maken? En wat als iemand het ‘heel goed’ doet? We hadden de behoefte om de hygiëne hieromtrent op orde te brengen. Zeker ook omdat we groeien waardoor inschaling een doorlopende vraag is. We zijn als manager de training gaan volgen om precies te weten hoe het FGR werkt”. 

Regina:

"HR adviseurs kunnen na de training eenvoudige indelingsvraagstukken zelf oppakken, maar ook kritische vragen stellen aan de lijn. Ik merk dat HR zelf meer indelingsvraagstukken oppakt en het gesprek met de lijn beter en meer kritisch kan voeren.  Ook de lijn heeft na de training meer inzicht over de toepassingsmogelijkheden van het FGR. Bijvoorbeeld inzicht in hoe je een formatie met functies bouwt of om functioneren en functie van elkaar te scheiden. De training creëert wederzijds inzicht en begrip, omdat er meer kennis is vergaard over formatie, functies en FGR”.

Hoe heeft de training FGR jullie geholpen? 

Luuk: “Bij de NVWA hadden we twee doelen, De bekendheid met het kader vergroten is er één van. En ook gevoel krijgen bij de dilemma’s en vergroten van de kennis van de kantelpunten en de toepasbaarheid van het FGR. Dat heeft goed gewerkt, vooral de kantelpunten waren interessant”.

Evert herkent dit, al is het al een tijdje geleden dat hij de training heeft gevolgd. “De basistraining gaf een goede introductie van het FGR. Maar ook werd er aandacht besteed aan de complexiteit van discussies als je vanuit de feitelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden moet bepalen wat de indeling in het FGR zou moeten zijn.” Verder geeft hij aan dat het lastig is om de kennis op peil te houden als je er niet dagelijks mee te maken hebt in de praktijk. Met enige regelmaat een opfristraining is dan voor een P&O adviseur geen overbodige luxe.

Volgens Henriëtte is in de training vooral veel aandacht besteed aan oefenen door middel van opdrachten. Daarbij was er aandacht voor het verloop van het proces en de valkuilen daarin. “De vraagstukken die voorafgaand aan de training zijn geïnventariseerd zijn goed behandeld tijdens de training”. 
Regina: In de praktijk zien we dat de deelnemers beter in positie zijn gekomen en dat het goede gesprek wordt gevoerd’. 

Zijn jullie anders naar vraagstukken gaan kijken?

Henriëtte: “ja, ik ben zeker anders gaan kijken, ook doordat “rollen” zijn besproken. Aan een rol hoeft niet altijd een beloning vast te zitten, maar kan ook betrekking hebben op een ontwikkeltraject voor een medewerker. Je krijgt door de training echt een breder perspectief”.

Evert geeft aan dat hij de vragen uit de organisatie nu op een goede manier verder kan brengen. “Er is het nodige te winnen op de vraag ‘klopt het dat er sprake is van werkzaamheden die niet meer passen bij het indelingsniveau?’ De training heeft handvatten gegeven om die vraag inhoudelijk te beantwoorden. Maar ook heeft de training me geleerd om breder te kijken dan alleen de specifieke taken en de specifieke wens van de manager die met de vraag komt. De aanleiding voor de vraag en de context waarin hij gesteld wordt zijn minstens zo belangrijk en ook of het (hoger) management deze verandering van takenpakket wel wenselijk vindt”. 

Barry: “Wij weten nu dat een rol geen reden is voor een hogere indeling en dat we daar andere middelen voor hebben. Het aantal rollen is bij ons teruggebracht, ook in tijd. Een rol bestaat altijd naast regulier werk. Voor sommige functies hebben we uitgezocht hoe het precies zat en of er toch een reden was om hoger in te delen. En dat is soms ook gedaan. Ik heb echt het gevoel dat we een grote slag hebben gemaakt. We zijn nu bij en willen ook bij blijven. We gaan dan ook geregeld met elkaar in gesprek, wat makkelijker gaat omdat we eenzelfde taal spreken als we het hebben over het FGR”. 

Zijn er onderwerpen en/ of vraagstukken die je hebt gemist in de training FGR?

De eigen casuïstiek werd door Evert bij de verdiepingstraining gemist. Dat is destijds bij de evaluatie ook naar voren gebracht en inmiddels is er tijdens vervolgtrainingen uitgebreid stil gestaan bij specifieke RVO casuïstiek. In de verdiepingstraining is ook aandacht besteed aan het voortraject, nog vóór de indeling in het FGR. “Is het wenselijk dat bepaalde taken in een functie zijn terechtgekomen en zijn de taken wel echt opgedragen”. Henriëtte geeft aan dat in haar training hier ook veel aandacht aan is besteed.

Luuk: “Gelet op de tijd hebben we er bij de NVWA voor gekozen dit niet in de training te behandelen. We brengen dat nu zelf bij managers en HR-adviseurs onder de aandacht. Er was binnen het programma van de training evengoed zoveel te vertellen dat er toch tijd te kort was. Het tempo lag heel hoog”. Evert herkent dat. “Een basistraining alleen is niet voldoende, het op zijn tijd sparren met collega’s van O&P Rijk|OI helpt om de kennis up to date en scherp te houden”. 

Barry heeft niets gemist. “Gedurende de training wordt steeds de vraag gesteld welke behoefte er is en er kunnen eigen vraagstukken worden ingebracht”. 
Regina: “Ik zou als trainer meer aandacht willen geven aan formatiebeheer en organisatie-inrichting. Dus eigenlijk verbreding van de materie.”
 

Hoe gaan jullie hetgeen jullie geleerd hebben borgen in de praktijk? 

Barry: “Er zijn geen afspraken gemaakt over hoe de kennis borgen. De meeste collega’s die de training hebben gevolgd zijn nog aan boord. Ik vind het wel zinvol om nieuwe collega’s ook op vlieghoogte te brengen”.
Regina: “Ik zie dat een aantal deelnemers met intervisie zijn begonnen waar ik als trainer 1 keer in de 3 maanden bij aansluit. Dat werkt heel goed.”

Luuk: “We zijn nu zelf bezig met een roadshow waarin we managers informeren over dilemma’s, vanuit hun eigen verhaal en de situatie van de NVWA. In teams waar veel speelt kan het heel zinvol zijn om toelichting te geven op het FGR”. 

Henriëtte gebruikt het FGR ook bij personeelsgesprekken. Evert geeft aan dat het FGR voor de p-gesprekken de basis is en dat het Kwaliteitsraamwerk IV (KWIV), als aanvullend hulpmiddel ten aanzien van competenties, kennis en kunde op de kwaliteitenprofielen meerwaarde heeft. Luuk ziet dat met name de competenties uit het FGR veel worden gebruikt. Evert stipt daarop de competentiegids voor het Rijk nog aan. “Deze bevat ook een omschrijving van gedrag en ontwikkeltips”. Henriëtte geeft aan dat zij de gids ook veel gebruikt. 

Zou een community FGR behulpzaam kunnen zijn? 

Luuk heeft tijdens het interview verteld over een procesaanpak voor indelingen in het FGR binnen de NVWA en belooft de aanpak met Henriëtte te delen. Tijdens het interview ontstond bijna een kleine community. De deelnemers zijn het erover eens dat het zeker zinvol kan zijn om ervaringen uit te wisselen. Alleen bij complexe vraagstukken leunen zij nog graag op de expertise en professionele blik van O&P Rijk|OI. “Wij kunnen de expertise die OI heeft gewoon niet opbouwen”. Henriette ziet ook het vergroten van kennis of een onderlinge benchmark als toegevoegde waarde van de community. Evert: “Ik kan me voorstellen dat het van meerwaarde is om met andere (uitvoerings)diensten te sparren”.

Barry: “Een themabijeenkomst om mensen met elkaar in gesprek te brengen kan zeker waardevol zijn. Je leert tegelijkertijd collega’s kennen met wie je kunt benchmarken of met wie je kunt sparren”. Dus ja, een community van collega’s die met het FGR werken lijkt een goed idee.

Gelukkig kunnen we melden dat er inderdaad een community gaat komen. Klik op onderstaande button voor meer informatie.