De overheid staat voor een grote opgave: eenvoudiger, productiever en meer dienstverlenend worden. De Taskforce Slagvaardige Overheid (TSOv) zet hier vol op in, met als speerpunten het verminderen van regeldruk, het verhogen van productiviteit en het verbeteren van dienstverlening. Ook samenwerking over organisatiegrenzen heen en versterking van digitale dienstverlening staan hoog op de agenda. Een cruciaal onderdeel hiervan is het terugbrengen van de omvang van de Rijksdienst, met minder overhead en externe inhuur.
Jouw organisatie kan hierin een cruciale rol spelen
Wil jij samenwerken aan een slagvaardigere overheid? Bijvoorbeeld door dubbelingen te verminderen en synergie te benutten, de dienstverlening verbeteren en de productiviteit verhogen? Heb je een taakstelling, en heb je geen idee waar je moet beginnen?
Waar ligt de sleutel tot succes?
De sleutel tot succes ligt bij het verbreden van de focus. Zet de eigen wettelijke taak wel centraal, en voer daarbij een nadere analyse uit op dubbelingen (zowel in primaire processen als in overhead) en synergie tussen verwante onderdelen. Denk aan samenwerking of uitbesteding aan andere (semi-)overheidsorganisaties of maatschappelijke partijen. Uiteraard met respect voor de exclusieve taken van de rijksoverheid (bijvoorbeeld DJI, Rechtspraak, OM, RWS en Belastingdienst).
Waar liggen de grootste kansen? Welke werkzaamheden kunnen slimmer worden georganiseerd? Waar bestaan overlap of dubbelingen? En met welke andere onderdelen van het Rijk kun je samenwerken om capaciteit, kennis en middelen beter te benutten? Vaak biedt dit de mogelijkheid om invulling te geven aan een taakstelling zonder direct in de uitvoering te snijden, en dat is precies waar de grootste winst vaak ligt.
O&P Rijk brengt het rijksbrede perspectief
De organisatieadviseurs van O&P Rijk beschikken over iets wat organisaties zelf niet hebben: een rijksbreed beeld van hoe werk is georganiseerd. Zij zijn betrokken bij het ontwerpen en inrichten van primaire processen (via Organisatie- en Formatierapporten) van de Rijksdienst en hebben, waar toestemming is verleend, toegang tot inzichten uit deze rapporten en de rijksbrede database van P-Direkt. Zo signaleren wij kansen die vanuit de eigen organisatie vaak niet zichtbaar zijn, en helpen we je keuzes te maken die niet alleen voor jouw organisatie werken, maar ook bijdragen aan een slagvaardigere Rijksdienst.
Onze aanpak: gefaseerd en gericht op resultaat
We voeren een fundamentele analyse uit voor een departement of onderdeel, in twee fasen.
Fase 1: In kaart brengen van kansen (doorlooptijd: circa twee maanden)
In deze fase richten we ons op het identificeren van mogelijke dubbelingen en het creëren van synergie. Dat doen we door:
- Analyse op gelijkluidende taken binnen het eigen onderdeel en/of bij andere rijksonderdelen.
- Omgevingsanalyses uit O&F-rapporten op verwante rijksorganisaties op overlap, dubbelingen en synergie (uiteraard met toestemming).
- Gesprekken met sleutelfunctionarissen over hun primaire taken en mogelijke overlap met andere organisatieonderdelen.
Het resultaat is een groslijst met concrete kansen en besparingsmogelijkheden. Jij bepaalt vervolgens welke kansen verder onderzocht worden in fase 2.
Fase 2: Verdiepende analyse en advies (doorlooptijd: circa één kwartaal)
In deze fase breiden we de inzet uit. Een taskforce van ervaren collega's, van het eigen departement en van O&P Rijk/OA, voert een rijksbrede verdiepende analyse uit op de groslijst. We kijken naar:
- Concrete mogelijkheden voor samenwerking over organisatiegrenzen heen
- Aanbevelingen voor vermindering van overhead
- Alternatieve organisatievormen
Ook andere methodieken kunnen worden ingezet, bijvoorbeeld:
- Een gestructureerd groepsbesluitvormingssysteem zoals Synthetron, waarbij interactief met een grote groep deelnemers in korte tijd tot gezamenlijke standpunten kan worden gekomen.
- Een heatmap voor het onderdeel, waarin met kleurschakeringen in het organogram overlap en synergie ten opzichte van eigen en andere rijksonderdelen wordt aangegeven.
- Analyse van uitvoeringstoetsen van de laatste vijf jaar, om te bezien of daarin al een analyse is uitgevoerd op mogelijk verwante rijksonderdelen met een soortgelijke taak.
Het eindresultaat is een adviesrapport met concrete opties voor een efficiëntere inrichting van de Rijksdienst.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Neem contact op met O&P Rijk en ontdek hoe we samen kunnen bijdragen aan een efficiëntere, toekomstbestendige Rijksdienst. Samen sterker, samen slagvaardiger.