Herkenbaar? Je wilt dat je organisatie goed draait en dat medewerkers hun werk goed kunnen doen. Maar soms verandert er iets en zit je ineens met vragen over functies, taken en formatie.
Bijvoorbeeld:
• De regelgeving verandert en dat heeft gevolgen voor het werk binnen jouw organisatie.
• Een medewerker geeft aan dat het werk inmiddels zwaarder is geworden en niet meer past bij de huidige functieschaal.
Wat doe je dan?
Een vraag over (een wijziging van) de organisatiestructuur of over het indelen van werkzaamheden in het Functiegebouw Rijk (FGR) staat meestal niet op zichzelf. De aanleiding en de context bepalen welke aanpak het beste past. Daarom is het belangrijk om eerst goed te kijken: wat is er precies aan de hand? Binnen de Rijksoverheid onderscheiden we verschillende soorten vraagstukken.
Welk vraagstuk speelt er?
Formatief vraagstuk
Er is meer capaciteit nodig binnen de bestaande formatie. De extra werkzaamheden passen binnen de bestaande FGR-functies en functietyperingen (schalen). Als er ook budget beschikbaar is, kan uitbreiding van het aantal fte’s voldoende zijn.
Inrichtingsvraagstuk
De werkzaamheden passen niet goed bij de bestaande verdeling van taken. Dan kan het nodig zijn om taken anders te verdelen, binnen of buiten de afdeling, en de organisatiestructuur daarop aan te passen.
Organisatievraagstuk
Het gaat om de manier waarop het werk is georganiseerd om de gewenste resultaten te bereiken. Dan kijk je breder naar de inrichting van de organisatie, bijvoorbeeld naar de missie, visie en doelstellingen. Ook de samenhang met andere werkprocessen binnen en buiten de organisatie speelt hierbij een rol.
Sturingsvraagstuk
Vergelijkbare werkzaamheden zijn op verschillende plekken binnen de organisatie (eventueel ook anders) belegd, of werkzaamheden worden op een andere plek uitgevoerd dan logisch of wenselijk is. Dan gaat het om de vraag wie waarover gaat en waar werkzaamheden het beste kunnen worden belegd.
Managementvraagstuk
Het gaat om een personele situatie. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsmarktkrapte, functioneren, persoonlijke ontwikkeling, tijdelijk extra taken of het ontwikkelen van een nieuwe functie of rol.
Wat als er nieuwe taken bijkomen?
Nieuwe wetgeving of een andere inrichting van de organisatie kunnen ervoor zorgen dat er nieuwe taken bij een afdeling komen. De vraag is dan: passen die taken binnen de bestaande functies of vraagt dit om iets anders?
- Passen de werkzaamheden binnen de bestaande FGR-functies en schalen? En is er budget beschikbaar? Dan kan uitbreiding van de formatie met bestaande functies voldoende zijn. Dit is een formatievraagstuk.
- Past de nieuwe taak niet logisch binnen de bestaande functies? Dan kan het nodig zijn om de taken en verantwoordelijkheden anders te verdelen en de organisatiestructuur opnieuw te bekijken. Dit is een inrichtingsvraagstuk.
Let op: bij het opnieuw inrichten van een afdeling kunnen personele gevolgen ontstaan. In dat geval kan ook sprake zijn van een reorganisatie waardoor het vraagstuk groter wordt dan inrichting alleen. Meer hierover vind je bij Startpunt Organisatieverandering.
Een uitbreiding van de formatie met bijbehorend budget hoeft op zichzelf niet tot een reorganisatie te leiden.
Blijf regelmatig kijken of het nog klopt
De organisatie en de context daarvan staat niet stil. Daarom is het verstandig om regelmatig te bekijken of de werkzaamheden, functies en resultaten nog goed op elkaar aansluiten.
Je kunt bijvoorbeeld de resultaten van je afdeling tegen het licht houden en kijken hoe die zich verhouden tot de bestaande FGR-functies. De huidige inrichting en formatie vormen daarbij het uitgangspunt. Dit kan een management- en/of sturingsvraagstuk zijn.
Het kan ook gebeuren dat een medewerker structureel werkzaamheden uitvoert die niet in een bestaande functie zijn belegd. Als die werkzaamheden nodig zijn voor de uitvoering van de opgave én door de leidinggevende worden opgedragen, is sprake van een inrichtingsvraagstuk.
Kijk daarbij ook naar de rest van de organisatie. Heeft het werk bijvoorbeeld gevolgen voor andere functies of afdelingen? Dan kan er sprake zijn van een groter organisatie-inrichtingsvraagstuk.
Een medewerker doet ander of zwaarder werk
Een medewerker kan aangeven dat de opgedragen werkzaamheden niet meer passen bij de functie of functieschaal. Het is dan aan jou als leidinggevende om te beoordelen of dat inderdaad zo is én of de verandering van het werk ook zo bedoeld is.
Als leidinggevende heb je de verantwoordelijkheid om de werkzaamheden van medewerkers in overeenstemming te brengen én te houden met hun FGR-functie.
Zijn de taken daadwerkelijk zwaarder geworden? Dan kun je bijvoorbeeld bekijken of het beter is om deze taken te beleggen bij medewerkers die in een hogere functie zijn ingedeeld.
Maar kijk niet alleen naar de taken zelf. Onderzoek ook waardoor het werk zwaarder is geworden. Welke ontwikkelingen of veranderingen hebben dit veroorzaakt? En waar horen deze werkzaamheden eigenlijk thuis? En beperken die ontwikkelingen zich inderdaad tot die ene medewerker of zijn de gevolgen veel groter?
Dat is belangrijk, omdat een verandering bij één medewerker gevolgen kan hebben voor andere functies en afdelingen. Taken en verantwoordelijkheden kunnen binnen een afdeling verschuiven. Ook kunnen vergelijkbare werkzaamheden van andere medewerkers veranderen. Zo kan een relatief kleine verandering uiteindelijk een groter organisatievraagstuk worden.
Dan spreken we van een organisatie-inrichtingsvraagstuk.
Heeft een medewerker werkzaamheden die eigenlijk onder de verantwoordelijkheid van een andere afdeling of manager vallen en daar al zijn ingericht? Dan ligt de bevoegdheid om de functie te wijzigen mogelijk op een hoger niveau binnen de organisatie. Dit is een sturingsvraagstuk.
En krijgt een medewerker een bepaalde rol? Dan betekent dat niet automatisch dat de functie zwaarder wordt. In veel gevallen blijft de bestaande FGR-functietypering gewoon van toepassing.
Soms is het vooral een managementvraagstuk
Niet iedere verandering in werkzaamheden vraagt om een nieuwe functie of een andere organisatiestructuur. Soms ligt de oplossing dichterbij: in het gesprek tussen leidinggevende en medewerker.
Stel dat jij én je medewerker vinden dat hij of zij uitstekend functioneert en structureel meer of beter werk doet dan de huidige FGR-functietypering vraagt. Dan kan dat een signaal zijn dat de medewerker toe is aan een volgende stap.
Ga hierover het gesprek aan. Welke groeimogelijkheden en loopbaanstappen zijn er?
Daarbij moet de formatie van de eenheid natuurlijk wel ruimte bieden voor indeling in een hogere functieschaal. Maar een medewerker kan er ook voor kiezen om de huidige werkzaamheden in de bestaande functie en schaal te blijven doen.
In dat geval kun je, afhankelijk van de situatie, ook andere personeelsinstrumenten inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een toelage, een opleiding of een bewuste beloning.
Hetzelfde geldt wanneer een medewerker tijdelijk extra werkzaamheden krijgt in het kader van persoonlijke ontwikkeling. Vaak gaat het dan om werkzaamheden voor een bepaalde periode, waarna de medewerker bijvoorbeeld een volgende loopbaanstap buiten de eenheid maakt.
Eerst goed kijken, dan de juiste stap zetten
Een verandering in taken, formatie of functies lijkt soms een eenvoudig vraagstuk. Maar de achterliggende oorzaak bepaalt vaak wat er echt nodig is.
Door eerst de aanleiding en de context scherp te krijgen, houd je als leidinggevende de regie en voorkom je dat je een oplossing kiest die niet past bij het vraagstuk.