Voorbereidende fase in het Van Werk naar Werk-beleid (VWNW)

Weblogbericht | 30-10-2023 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Voorafgaand aan een organisatieverandering is een voorbereidende fase van essentieel belang. Deze fase, die voorziet in maatregelen en voorzieningen voor de overgang van werk naar een nieuw werk, kan de basis vormen voor een soepele overgang tijdens een organisatieverandering. Hieronder wordt deze fase uitgelicht en uiteengezet wat het doel is van de voorbereidende fase.
In tijden van groei en een krappe arbeidsmarkt vinden er binnen het Rijk aanmerkelijk minder reorganisaties plaats dan enkele decennia geleden. Toch kunnen organisatiewijzigingen leiden tot personele gevolgen of zelfs overtolligheid op termijn, bijvoorbeeld wanneer functies of de structuur van de organisatie ingrijpend veranderen of wanneer de werklocatie op een aanzienlijke afstand verplaatst wordt.

Voor dergelijke situaties is een voorbereidende fase volgens het 'Van Werk naar Werk'-beleid (VWNW-beleid) zoals vastgelegd in de CAO Rijk bedoeld. Deze fase moet de aangewezen functiegroepen in beweging brengen en hen voorzien van faciliteiten om ander werk te verkennen en verkrijgen. Dit helpt overtolligheid te voorkomen en draagt ook bij aan het voorkomen van een volledige (klassieke) reorganisatie met een complexe uitvoering met bijbehorende spelregels van dien.

De voorbereidende fase van het VWNW-beleid wordt geïmplementeerd wanneer de werklocatie verandert en op meer dan een halfuur reizen van de oorspronkelijke locatie ligt, of om mogelijke overtolligheid bij toekomstige reorganisatie te minimaliseren. In deze voorfase is er nog geen formele reorganisatie. Het draait vooral om het aanbieden van faciliteiten aan medewerkers in de aangewezen doelgroep, zodat ze vrijwillig mobiel kunnen worden in anticipatie op toekomstige veranderingen en wordt voorkomen dat zij verplichte VWNW-kandidaten worden als gevolg van functiebeëindiging of overtolligheid.

Duur, doelgroep en globale beschrijving

Een globale beschrijving van de voorbereidende fase wordt opgesteld in overleg tussen de werkgever, vakbonden en de ondernemingsraad. Hierin wordt de duur van de voorbereidende fase bepaald en de groep medewerkers (doelgroep) die hiervoor in aanmerking komt. Een langere duur van de voorbereidende fase kan mogelijk een verplichte reorganisatiefase voorkomen en ruimte creëren om personeelsproblemen op te lossen met alle beschikbare faciliteiten. Het succesvol doorlopen en afronden van de voorbereidende fase vergt uiteraard ook een zorgvuldige planning, communicatie en het juist invullen en bieden van stimulans en ondersteuning aan medewerkers om hen te helpen bij deze overgang in de voorbereidende fase. De gekozen duur moet daarbij aansluiten.

De ondernemingsraad geeft haar mening over de globale beschrijving van de toekomstige organisatie. De vakbonden geven vervolgens advies in het Decentraal Georganiseerd Overleg (DGO) over de globale beschrijving en met name ook over het inzetten van de voorbereidende fase qua duur en aan te wijzen functionarissen.

De globale beschrijving beantwoordt onder andere de vraag waarom de organisatieverandering nodig is, beschrijft op hoofdlijnen de betrokken organisatieonderdelen, functies en aantallen fte's en schetst hoe de nieuwe organisatie eruit zal zien. Indien nodig wordt de globale beschrijving later verder uitgewerkt in een organisatieontwerp, waarop het organisatie- en formatierapport wordt gebaseerd.

Vrijwillige kandidaten

In de voorbereidende fase kunnen medewerkers vrijwillig VWNW-kandidaat worden. Als vrijwillige kandidaat doet de medewerker wel verplicht een VWNW-onderzoek en kan vervolgens op vrijwillige basis een VWNW-plan opstellen. Als vrijwillige kandidaat heb je rechten en plichten. Tijdens de hele periode van de voorbereidende fase kan hij gebruikmaken van begeleiding en bepaalde voorzieningen, ook als de werkgever later aangeeft dat de voorbereidende fase van de doelgroep waartoe hij behoort, is geëindigd.

Meer informatie

Voor meer informatie kun je terecht bij de adviseurs van het Kennispunt Organisatieverandering & Recht, die leidinggevenden en HRM-adviseurs bijstaan bij veranderprocessen. 

Lees ook de overige weblogs uit de november nieuwsbrief:

Interview met Joop Kruuk over het nieuwe pensioenstelsel 'Weet jij wat er gaat gebeuren'?

Stand van zaken aanabesteding ontslaguitkeringen sector Rijk

Ben jij voorbereid op organisatieveranderingen als gevolg van de kabinetswissel?

De gefixeerde schadevergoeding bij ontslag op staande voet