In de preboardingfase bereid je de komst van een nieuwe medewerker voor. Samen met de hr-adviseur bekijk je wat de medewerker nodig heeft om goed te starten. Je regelt voorzieningen, bereidt het team voor en maakt duidelijke afspraken. Een goede voorbereiding legt de basis voor een soepele start.
Betrokkenen:
- Leidinggevende;
- Hr-afdeling en het team.
Waar relevant:
- Jobcoach;
- Recruiter banenafspraak of DGI-adviseur van O&P Rijk.
Voordat de medewerker begint, denk dan aan:
Een reguliere functie past niet altijd één-op-één bij een medewerker banenafspraak. Via functiecreatie of jobcarving stel je taken zó samen dat ze aansluiten bij talenten, mogelijkheden en belastbaarheid. Je gaat niet uit van één standaardfunctie, maar kijkt welke taken passen én waarde toevoegen. Meer: Functiecreatie en jobcarving en de training Van taken naar banen.
Beschrijf het takenpakket concreet. Wat doet de medewerker? Hoeveel uur? Welke ondersteuning is er? Vermijd jargon. Een duidelijke vacature helpt de juiste match te vinden.
Informeer de directe collega's voor de start van de nieuwe medewerker. Zo ontstaat begrip, draagvlak en duidelijkheid. O&P Rijk kan hierbij ondersteunen met een rondetafelgesprek.
Een buddy is een vaste collega die de medewerker wegwijs maakt. Kies bewust. De buddy moet tijd krijgen, rustig kunnen uitleggen en positief tegenover begeleiden staan. O&P Rijk biedt de training Werkplekbegeleiding.
Kies voor een praktijkgerichte selectie. Niet alleen praten, maar doen en ervaren. Denk aan een meeloopdag, proefplaatsing of werkervaringsplek. Pas het gesprek aan: extra tijd, een rustige ruimte, eenvoudige uitleg, vragen vooraf. Laat de jobcoach of buddy aansluiten als de kandidaat dat wil. De training Breed werven en objectief selecteren helpt hierbij.
UWV beheert het landelijk doelgroepregister. De hr-afdeling kan via het werkgeversportaal van UWV met het BSN nagaan of een sollicitant een indicatie heeft.
Bespreek afspraken over werk, werktijden en ondersteuning. Breng samen met de medewerker en eventueel de jobcoach de belastbaarheid, ondersteuningsbehoefte en talenten in kaart.
Meestal wordt het takenpakket ingedeeld in het Functiegebouw Rijk (FGR), vanaf schaal 1. Alleen bij een zeer beperkt of sterk aangepast takenpakket dat niet ingedeeld kan worden in het FGR, geldt de salaristabel voor arbeidsbeperkten uit bijlage 18 van de CAO Rijk. Dit komt in de praktijk weinig voor.
Richt de werkplek in volgens de afgesproken aanpassingen. Denk aan meubilair, hulpmiddelen, scherminstellingen en rustige werkzones. De hr-afdeling vraagt een aangepaste werkplek aan, waar nodig met de facilitaire dienst en UWV. Test voor de eerste werkdag of alles werkt.
Een jobcoach ondersteunt de medewerker bij de uitvoering van het werk. Zie ook de handreiking Aan de slag met jobcoaching.
Werkgevers kunnen financiële regelingen gebruiken bij het in dienst nemen van mensen met een arbeidsbeperking. Meer: financiële regelingen bij de rijksoverheid en voordelen en regelingen via UWV.
Registreer de indiensttreding in P-Direkt. Voor vragen over arbeidsparticipanten en financiële regelingen kun je terecht bij het Fix Loket AP: FixLoketAP@p-direkt.minbzk.nl.
Regel daarnaast de Rijkspas, toegangsrechten, eed of belofte, en relevante cursussen. Wijs de medewerker op de verplichting om binnen drie maanden een Verklaring Omtrent het Gedrag aan te leveren.
Aandachtspunt
Voor een aangepaste werkplek of hulpmiddelen kan een aanvraag bij UWV nodig zijn. Plan dit ruim voor de startdatum. Verwerking kost tijd.