Te veel betaald loon: terugvorderen of gelukje werknemer?

Weblogbericht | 21-05-2025 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Verrekening

Goed nieuws voor de werkgever, want terugvorderen is mogelijk op grond van de wet. Wel geldt een verjaringstermijn van vijf jaar; de werkgever moet het teveel betaalde loon dus binnen deze periode terugvorderen.

Terugvorderen levert vaak geen problemen op, omdat de werkgever het teveel betaalde loon mag verrekenen met toekomstig loon. Om te voorkomen dat de werknemer zijn rekeningen niet meer kan betalen, mag verrekening tijdens het dienstverband slechts plaatsvinden met een deel van het loon. Resteert er nog een bedrag aan het einde van het dienstverband, dan kan dat bij de eindafrekening worden verrekend.

Binnen het Rijk geldt er een handreiking (de zogenoemde Handreiking handelwijze bij onverschuldigde betaling en terugbetalingsverplichting), waarin is beschreven wanneer en op welke wijze de werkgever tot terugvordering mag overgaan.

Handreiking sector Rijk

In de handreiking is opgenomen dat uitgangspunt is dat tot terugvordering wordt overgegaan, tenzij dit in strijd is met goed werkgeverschap. Of daarvan sprake is hangt af van de concrete feiten en omstandigheden van het geval, waarbij de volgende omstandigheden van belang kunnen zijn:

• Wacht de werkgever te lang met terugvorderen, dan is de kans groter dat dit in strijd is met het goed werkgeverschap.
• Verkeerde de werknemer te goeder trouw in de veronderstelling dat hij recht had op het teveel betaalde loon, kan dit een belemmering voor terugvordering zijn.
• Als de werkgever gedurende een lange periode te veel loon betaalt en het totaal teveel betaalde loon om die reden een hoog bedrag is geworden, kan volledige terugvordering onredelijk zijn.
• Van belang is of de werkgever zijn voornemen tot terugvordering voorafgaand met de werknemer heeft besproken. Vervolgens bepaalt de werkgever de wijze waarop tot terugvordering wordt overgegaan. De werknemer hoeft daarmee dus niet in te stemmen.
• Als door de betaling van te veel loon een verworven recht is ontstaan, is terugvordering niet mogelijk, tenzij de werknemer daarmee expliciet instemt. Van een verworven recht is niet snel sprake.

Stappen terugvorderen

Als de werkgever constateert dat er teveel loon is betaald, dan moet hij de volgende stappen doorlopen:

Stap 1

Beoordeel aan de hand van voornoemde omstandigheden of terugvordering aan de orde is. Indien dit het geval is, inventariseer dan of de werknemer het teveel betaalde loon volledig of gedeeltelijk moet terugbetalen.

Stap 2

Informeer de werknemer zo spoedig mogelijk per e-mail of brief dat teveel loon is betaald. Geef aan of het voornemen bestaat om dit terug te gaan vorderen.

Let op: als al wel bekend is dat teveel loon is betaald, maar nader onderzoek nodig is om een totaalbeeld te krijgen, informeer de werknemer dan alvast kort dat teveel loon is betaald en geef aan dat nadere informatie volgt (dus: eerst kort informeren en dan pas stap 1 zetten).

Stap 3

Overleg met de werknemer en licht de volgende zaken toe:

• Waarom hij teveel loon heeft ontvangen.
• De reden waarom geheel of gedeeltelijk wordt teruggevorderd.
• De hoogte van het bedrag dat wordt teruggevorderd.
• De wijze van terugvordering (veelal via verrekening met toekomstig loon).

Stap 4

Bevestig schriftelijk aan de werknemer de tijdens stap 3 besproken wijze van terugvorderen. Als de werknemer moet terugbetalen, dan hanteert O&P Rijk | P-Direkt een standaard betalingsregeling. Op basis daarvan wordt maandelijks 7,5% van het bruto salaris ingehouden op het salaris. Indien gewenst kan de werkgever P-Direkt opdracht geven om op een andere wijze te verrekenen.

Tot slot

Of terugvordering gerechtvaardigd is, hangt af van de omstandigheden van het geval. Is teveel loon betaald en twijfel je of terugbetaling kan worden verlangd van de werknemer, neem dan contact op met je vaste adviseur van Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht. Wij denken graag met je mee!