Disfunctioneren en de vervolgfase: welke stappen?

Weblogbericht | 17-04-2025 | O&P Rijk | Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht

Wat speelt er?

Even om het geheugen op te frissen: je had als leidinggevende, na ampel beraad met je huisjurist van O&P Rijk, medewerker John aangesproken op zijn gebrekkige functioneren. Er waren klachten binnengekomen van collega’s over de samenwerking met John en hij kwam regelmatig te laat bij vergaderingen. John was eigenwijs en voerde opdrachten soms gewoonweg niet uit. Het gesprek dat je met John voerde, verliep stroef. Hij herkende zich niet in de kritiek. Uiteindelijk beloofde hij beterschap, met frisse tegenzin weliswaar.

De klad komt er weer in

Je volgt de situatie nu al een poosje van een afstandje. Aanvankelijk kwam John nog wel op tijd bij de vergaderingen, zij het telkens op de valreep, maar nu komt de klad er toch weer in. Hoewel John de opdrachten nu wel uitvoert, blijft hij alles ter discussie stellen. John is weliswaar minder bot naar collega’s, maar hartelijk is anders. Mensen zien er tegenop om John iets te moeten vragen. Teamleden beginnen te morren: waarom wordt er niet tegen John opgetreden? Het personeelsgesprek met John komt eraan en je realiseert je dat het belangrijk is dat goed in te steken. Je voelt op je klompen aan dat het gesprek met John wel eens taaie kost kan worden. Daarom besluit je de training Disfunctioneren  van O&P Rijk te volgen.

Pak het functieprofiel erbij

Aan de hand van de digitale leeromgeving van de training word je al veel wijzer. Met informatieve filmpjes, theorie, oefeningen en zelftestjes leer je wat belangrijk is bij disfunctioneren en waar je op moet letten. Zo weet je nu dat je het functieprofiel van John, die Senior Adviseur Bedrijfsvoering is, en de afspraken en verwachtingen die vorig jaar tijdens het p-gesprek zijn gemaakt en opgetekend erbij moet pakken. In het functieprofiel staan onder meer gedragsindicatoren en competenties. Je legt die naast de afspraken die je tijdens het vorige p-gesprek hebt gemaakt.

Wat voor score geef je?

Uit de stukken lees je terug dat je er vorig jaar al op hebt gewezen dat John minder de discussie aan moet gaan. Ook werd er toen al een conflict aangestipt dat John kreeg met een collega. Je gaf daarover mee dat John feedback moest kunnen incasseren en zich niet meteen aangevallen moest voelen. De samenvattende conclusie was een “+/-“.

Je twijfelt nu. Als je John nu een “-“score geeft, dan loop je het risico dat je direct ruzie krijgt met John, dat de spanning oploopt en/of dat hij zich ziek meldt. Tijdens de cursusdag van de training Disfunctioneren leg je de kwestie voor. Ondanks de risico’s die je schetst, geeft de trainer je toch mee dat het goed is om een eerlijke samenvattende conclusie weer te geven. Zachte heelmeesters maken namelijk stinkende wonden. Als je de zaken wel benoemt, maar er geen bijbehorende conclusie aan verbindt, zwak je je eigen verhaal af. Dan kan het in een later stadium moeilijker maken door te pakken. Immers, waarom dan opeens wel?

Personeelsgesprek

Belangrijk hierbij is dat je al eerder een “+/-“ hebt toegekend. Het is dus niet zo dat je van het ene op het andere moment van “++” naar een “-“ gaat. Let er ook op dat je geen tegenstrijdige signalen afgeeft, bijvoorbeeld door een bijzondere beloning toe te kennen aan John vanwege zijn weergaloze prestaties. Een score “-“ brengt met zich dat een verbetertraject noodzakelijk is. Hoe dat verder in het vat te gieten, kun je bespreken met je huisjurist van O&P Rijk, zo krijg je mee van de trainer.

Dit zijn trainingen waar je iets mee kunt. Nu kun je goed beslagen ten ijs het gesprek met John aangaan. Hoewel het natuurlijk spannend blijft hoe John zal reageren. Het is uiteindelijk immers ook niet niks: je spreekt iemand erop aan dat hij dat wat hij een groot deel van de week doet niet naar tevredenheid doet. Dat kan tot allerlei emoties leiden. Daarom is het de toon die de muziek maakt bij het voeren van dit soort gesprekken. Goed om daarbij ook naar het perspectief te kijken in de eigen functie en het goede gesprek daarover te voeren. Het is dus belangrijk om je goed voor te bereiden op het gesprek.

Meer informatie

Wil je meer leren over de stappen die je in een disfunctioneringsproces moet nemen en hoe je dat in de praktijk doet? Volg dan de training (Dis)Functioneren, dossiervorming en de D-grond. Je gaat bijvoorbeeld aan de slag met een fictieve casus én leert een brief opstellen waarin je het functioneren bespreekbaar maakt. Zo ben je helemaal voorbereid op lastige situaties in de toekomst.